在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，一直致力于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遇到了诸多挑战。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源实现了部门费用管理的数字化转型，为企业挖出更多净利润，提供了全方位财务数智化服务。
动力源：部门费用管理的困境与挑战
动力源于2011年便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了多个系统。然而，随着业务的不断发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题，给部门费用管理带来了巨大的困扰。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，发票验真等基础工作占据了大量的时间和精力，导致工作效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。报销信息在多个系统中分散管理，使得财务制度难以落地，管理者无法实时掌握部门费用的相关数据，难以进行有效的决策。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频出差，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同的费用支付方式也增加了部门费用管理的难度。
合思方案：破解部门费用管理难题
针对动力源在部门费用管理方面的痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 系统集成：打破数据壁垒
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据流转的壁垒，使得部门费用管理的数据更加准确和及时。
– 无需报销：简化报销流程
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大简化了报销流程，提高了部门费用管理的效率。
– 强大连接：实现数据互通
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，使得部门费用管理的信息更加流畅和透明。
实施步骤：稳步推进部门费用管理转型
合思与动力源紧密合作，逐步推进解决方案的实施。
首先，在系统集成方面，合思团队对动力源各系统的数据进行了全面的梳理和整合，确保数据的准确性和及时性。通过不断的调试和优化，实现了各系统之间的数据无缝对接，为部门费用管理提供了坚实的数据基础。
其次，对动力源的员工进行了系统的培训。培训内容包括合思费控系统的操作流程，如申请单提交、消费预订、报销流程等。通过培训，员工能够熟练掌握系统的使用方法，提高了工作效率，也为部门费用管理的顺利实施提供了保障。
最后，建立了完善的审批流程和规则。根据动力源的业务特点和管理需求，合思制定了科学合理的审批流程，确保各项业务在系统中得到规范处理。同时，通过设置不同的审批权限，实现了对部门费用的有效管控。
显著成效：部门费用管理质的飞跃
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源带来了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成实现了数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，也提高了员工的满意度。
在人员成本方面，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验等基础工作上，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。
在管理决策方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业的部门费用信息，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这为动力源的发展提供了有力的支持。
动力源反馈：高度认可合思服务
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的部门费用管理需求，合思总能第一时间解决。他认为，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步提升部门费用管理的水平。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思凭借其先进的技术和丰富的行业经验，已经帮助众多像动力源这样的企业解决了财务数字化难题，尤其是在部门费用管理方面取得了显著的成效。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启高效、便捷的财务数智化之旅。现在点击免费试用，体验合思为您带来的部门费用管理新变革！
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