在数字化浪潮席卷的当下，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。以某知名头部数字阅读品牌为例，该品牌在合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力下，成功实现了财务全流程数字化闭环，在增效、降本、合规、先进等多方面取得了显著成效。下面，让我们深入了解这一转型背后的故事。
客户困境：财务挑战重重
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业务数据分散之困
该知名头部数字阅读品牌业务蓬勃发展，但也面临着业务数据分散在内部多个系统的难题。业务流程断裂，数据整合如同在迷雾中寻找方向，难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时常上演，企业的资金管理仿佛失去了精准的罗盘。 -
低效工作之累
每个财务月均处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，如同陷入泥沼，人效低下。大量的时间和精力被消耗在这些繁琐的事务上，使得他们无暇顾及更具价值的财务分析和决策支持工作。 -
资源浪费之殇
全业务数据均需打印成本，以纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，也不符合当下绿色办公的理念。而且，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，如同大海捞针，根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：精准破局之钥
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业财平台建设护航
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案如同一位睿智的领航者，助力企业完成业财平台建设。该方案确保了财务准确性，让企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在这个过程中，差旅申报自动化发挥了重要作用，使得差旅相关的费用数据能够准确、及时地录入系统，为财务工作提供了坚实的数据基础。 -
结账时间大提速
该方案还显著提升了财务及时性。结账时间从原来的T + 15，大幅提升到T + 7，年底预计能达到T + 5。这一巨大的提升，就像给企业的财务运转安装了高速引擎，让企业能够更迅速地掌握财务状况，做出及时的决策。差旅申报自动化在其中起到了关键作用，它简化了差旅费用的申报流程，减少了人工干预，提高了数据处理的效率。
转型成效：多维度显著提升
- 增效：效率提升的全方位飞跃
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。差旅申报自动化使得付款信息能够实时更新，财务人员可以随时了解差旅费用的支付情况，无需再像以往那样逐个与相关人员沟通确认。
提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。差旅申报自动化将相关的差旅凭证、单据等信息自动整合，减少了人工整理的工作量，让档案整理工作变得更加高效。
形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过差旅申报自动化，差旅相关的档案信息能够自动归档到数字档案室，员工可以根据需要随时调阅，大大提升了借阅效率。
通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。即使是需要查找实物档案，由于差旅申报自动化系统记录了详细的档案信息，也能够快速定位到所需档案，节省了大量的查找时间。
- 降本：成本控制的有力武器
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。差旅申报自动化可以对差旅费用进行实时监控和预警，一旦超出预算，系统会及时提醒相关人员，从而有效控制差旅成本，避免预算超标。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。差旅申报自动化实现了差旅费用的自动记账和档案的自动整理，大大减少了人工操作，降低了人力成本。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。差旅申报自动化采用电子凭证，无需打印纸质凭证，不仅节省了纸张成本，还减少了打印、装订等过程中的其他成本。
减少财务档案空间占用，节约空间成本。电子档案的存储方式取代了传统的纸质档案存储，大大减少了档案存储空间的占用，节约了空间成本。
- 合规：合规管理的坚实保障
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。差旅申报自动化系统通过OCR技术对差旅发票进行识别和验真，确保发票的真实性和合法性，避免了虚假发票带来的合规风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。差旅申报自动化系统记录了差旅审批的全过程，审批流转路径清晰可见，方便对员工借款和核销进行管理和监督，确保资金的合规使用。
保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。差旅申报自动化系统对差旅相关的档案进行原生性存储，保证了档案的完整性和真实性，规避了电子化时代可能出现的档案丢失、篡改等风险。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。差旅申报自动化系统的设计充分考虑了最新的档案法和财务档案管理办法的要求，确保企业的档案管理工作符合法律法规的规定。
- 先进：引领数字化转型潮流
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。差旅申报自动化系统支持多种因公消费场景，员工在差旅过程中的费用可以直接通过系统进行支付，无需垫资和报销，大大提高了员工的出行体验。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。差旅申报自动化将费用业务数字化融入到日常办公中，让员工能够更加便捷地处理差旅费用相关事务，体现了企业以人为本的管理理念。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。差旅申报自动化采用单套制管理会计档案，减少了纸质档案的使用，符合双碳目标的要求，为企业的可持续发展做出了贡献。
实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。差旅申报自动化是整个“消费 – 报销 – 入账 – 归档”数字化转型的重要环节，它的应用推动了企业财务数字化转型的全面发展。
客户反馈：认可与肯定
该企业的业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后。引入合思产品后，差旅申报自动化发挥了重要作用，降低了差旅成本和档案管理成本。企业对合思解决方案表示认可，认为该方案为企业的财务数字化转型提供了有力支持，帮助企业解决了长期以来困扰的财务难题。
未来展望：合作空间广阔
未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。差旅申报自动化将在其中继续发挥重要作用，推动企业财务数字化转型向更深层次发展。这也意味着双方有更广阔的合作空间，合思将与该企业携手共进，共同探索更多的数字化解决方案，为企业的发展注入新的动力。
在当前数字化转型的大趋势下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和强大的实力，能为企业提供全方位财务数智化服务。众多像知名头部数字阅读品牌这样的企业已从合思的解决方案中受益。如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，欢迎拨打400 – 105 – 6505与合思联系，还可免费试用我们的产品，开启财务数字化转型之旅。
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