在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业先驱，在这场变革中有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量精力，但整体流程依然复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大，尤其在差旅费用账单管理方面问题凸显，这也为合思的解决方案提供了用武之地。
转型痛点：差旅费用账单管理困境重重
-
多系统操作体验差合规难
动力源的员工在进行差旅费用申请和报销时，犹如陷入了一个复杂的迷宫。申请单需要在各个系统间来回切换提交，报销数据还得由财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作也只能依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，员工和财务人员都苦不堪言，差旅费用账单管理效率极低。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，差旅费用账单管理如同盲人摸象。 -
业务覆盖广报销模式复杂
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这无疑增加了差旅费用账单管理的难度。 -
组织架构复杂流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证，进一步加剧了差旅费用账单管理的混乱。
合思方案：全方位破解差旅费用账单管理难题
-
系统集成打破数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，大大提升了差旅费用账单管理的效率。 -
无需报销模式提升体验
合思推出的无需报销模式为动力源的员工带来了福音。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，让差旅费用账单管理变得轻松简单。 -
强大系统连接能力加速流转
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅费用账单管理提供了有力支持。
实施步骤：稳步推进差旅费用账单管理变革
-
系统对接确保数据同步
合思与动力源展开深度的财务数字化合作，逐步推进系统集成工作。包括与HR系统、BPM系统等的对接，在这个过程中，严格确保数据的准确同步。每一个细节都经过精心打磨，为差旅费用账单管理的变革奠定了坚实的基础。 -
引导员工适应新模式
建立无需报销的流程和机制后，合思深知员工的适应是关键。于是加强了对员工的培训和指导，引导员工适应新的消费和报销模式。通过详细的讲解和实际操作演示，确保员工能够正确使用合思费控系统，顺利完成差旅费用账单管理。 -
持续优化提升系统性能
合思并没有满足于现状，而是根据动力源的实际需求和反馈，不断优化系统功能和流程。及时调整和改进解决方案，提高系统的稳定性和易用性，让差旅费用账单管理在不断的优化中变得更加高效。
成果效益：差旅费用账单管理质的飞跃
-
效率提升显著
合思解决方案的实施让动力源的差旅费用账单管理效率得到了显著提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%，真正实现了降本增效。 -
员工体验改善
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了极大提升，让员工从繁琐的差旅费用账单管理中解脱出来。 -
财务管控合规高效
审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，提升了差旅费用账单管理的合规性和高效性。 -
管理决策科学精准
合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让差旅费用账单管理为企业决策提供有力支持。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，在差旅费用账单管理方面遭遇困境，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数智化产品和服务，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的产品，开启财务数字化转型新篇章。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/25479.html
