合思档案：引领财务资料保管数字化变革

在企业的日常运营中，财务资料保管是一项至关重要却又面临诸多挑战的工作。2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理遭遇新难题，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务资料保管要求。

在纸电混合的当下，企业不同岗位人员在财务资料保管方面都有各自的困扰。企业高管头疼于纸质档案管理成本居高不下，且数据难以进行有效分析利用；财务人员则要花费大量时间整理档案数据，工作枯燥又繁琐；业务人员更是被报销纸质票据的繁琐流程折腾得苦不堪言。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这意味着企业财务资料保管全面无纸化的时代已然来临。尽管企业在数字化推行过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧存在。只有保证档案原生性，才能确保企业财务资料保管合规，实现全面数字化。

合思档案就在这样的背景下应运而生，它犹如一场及时雨，为企业财务资料保管带来了全新的解决方案，其重要性和及时性不言而喻。

合思档案全景概览

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品，该公司创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，累计融资超15亿元人民币。雄厚的资金实力为产品的研发和创新提供了坚实的保障。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为企业提供涵盖商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，有力地推动企业实现业财融合。这使得企业在财务资料保管过程中，能够将业务和财务紧密结合，提升管理效率。

其功能模块丰富多样，包含发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等。此外，还提供实物备查解决方案和数电票解决方案等，满足企业多样化的财务资料保管需求。目前，合思档案已经服务了6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强，并且通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，其专业性和可靠性得到了充分的验证。

核心功能与先进技术揭秘

• 多源采集：数据获取的智慧钥匙
  在财务资料保管中，数据采集是第一步。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。比如，单张PDF大文件多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为财务资料保管的数据采集提供了极大的便利。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档的一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，并且关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析，提升财务资料保管的效率和质量。

• 专用格式版式文件：创新存储的新突破
  合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，有效降低了企业档案存储成本。而且，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，为财务资料保管提供了更灵活的存储方式。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的守护者
  合思档案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这为企业的财务资料保管提供了坚实的安全保障。

合思档案对比传统优势尽显

• 成本：精打细算的绿色选择
  传统的财务资料保管方式存在着高显性成本。纸质凭证输出需要大量的耗材，档案室和档案柜等存储空间需求也很大。而合思档案则能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，帮助企业“收紧钱袋子”，实现绿色低碳运营，让企业在财务资料保管上实现成本的有效控制。

• 效率：极速提升的管理利器
  传统档案管理中，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能得到有效利用。合思档案则实现了检索效率提升90%，100%自动归档。其强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，还能通过关键词检索快速定位相关档案，降低查询难度，大大提高了财务资料保管的效率。

• 合规：政策护航的安全保障
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案实现归档即合规，是满足国家政策要求的档案系统。它建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，具备有效的查验机制、防篡改等控制，为企业财务资料保管的合规性提供了有力保障。

• 数据利用：激活沉睡的数据价值
  在传统档案管理中，档案数据没有进行汇总整理，难以进行分析利用。合思档案让数据“活起来”，实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，真正让企业能够利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。

真实案例见证卓越成效

• 海量单据企业的管理变革
  有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案。通过这些方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，装订简化节约了显性成本，在财务资料保管方面取得了显著的成效。

• 集团型企业的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业的财务资料保管带来了巨大的改变。

• 低效管理企业的逆袭之路
  一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、数据散落各系统未有效整理利用、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现一站式查阅。管理成效显著，统一储存打破数据孤岛，业务证据链完整，数据共享便捷，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，成功改善了企业的财务资料保管状况。

• 教育集团的数字化转型
  中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的财务资料保管提供了数字化的解决方案。

综上所述，合思档案在财务资料保管方面优势显著，价值非凡。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让有限资源发挥更有效的作用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。随着数电票的全面覆盖和企业数字化需求的不断增长，合思档案凭借其强大的功能、先进的技术和丰富的应用案例，有望在电子会计档案管理领域持续领先，推动更多企业实现财务数智化转型。

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