合思档案：开启企业财务档案管理数字化转型新征程

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都深受档案管理问题的困扰。

企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的困境，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨得苦不堪言，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。

同时，企业还承受着高显性成本、高隐形成本和高合规风险的压力。纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能摆脱纸质文件储存的难题，数据存储仍依赖线下载体。

合思档案：科技赋能的财务档案管理利器

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一款领先的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案致力于云产品服务的创新，融合数字科技与前瞻的创想理念，为未来财务人提供全方位的财务数字化服务。它涵盖智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域，旨在解放双手，释放人的创造力，推动企业实现业财融合。

该平台能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。在合思档案的助力下，档案调阅便捷无需打印，混序归集无需组装，业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节都能高效运作。它成功解决了企业内外交困的档案管理问题，可70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，100%保障管理合规性。同时，在信息存取权限方面，合思档案提供了精准的管控，确保企业财务档案信息的安全存储和合理使用。

使命愿景：助力企业数智化转型腾飞

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业在数智化转型中实现思维方式的转变。

合思档案帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。同时，它补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现档案数据的价值，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效显著提升。在信息存取权限管理上，合思档案为企业数据安全保驾护航，确保企业在实现全面数字化的过程中，财务档案管理合规有序。

功能模块：构建全面高效的档案管理体系

合思档案拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等环节。在智能采集方面，支持多源采集，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。同时，在信息存取权限方面，合思档案对不同采集方式的数据进行严格的权限管控，确保数据的安全与合规。

智能制档功能也是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，同时具备字段映射功能，让查阅更便捷。在信息存取权限的设置上，也能根据不同的业务需求和角色进行灵活调整，保障数据的合理使用。

功能亮点：创新驱动档案管理新变革

大数据解决方案是合思档案的重要创新之一。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在信息存取权限方面，大数据解决方案通过严格的权限设置，确保只有授权人员能够对海量数据进行操作，保障数据的安全性。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。在信息存取权限管理上，对于自定义档案类型和归档目录，合思档案能够根据企业的设置，精确分配不同的存取权限，确保数据的有序管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在信息存取权限方面，该解决方案对证据链数据的存取进行严格管控，只有符合权限要求的人员才能查看和使用相关数据。

数电票解决方案实现多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在信息存取权限上，对数电票相关数据的存取进行细致的权限划分，确保数电票管理的安全与合规。

产品优势：脱颖而出的财务档案管理之选

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。在信息存取权限方面，广泛连接的系统和数据在合思档案中都有严格的权限管控，确保企业数据的安全与合规。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。在信息存取权限的设置上，对于专用格式版式文件，合思档案能够根据企业的需求，为不同的人员或部门分配不同的存取权限，保障文件的合理使用。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。在信息存取权限方面，对于检测结果和相关数据，合思档案设置了严格的权限访问机制，确保只有授权人员能够查看和使用。

权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。在信息存取权限的管理上，这种精准的权限管控和灵活的目录扩展，能够满足企业不同层次和不同业务的需求，确保企业财务档案信息的安全与有序管理。

目标用户与应用场景：广泛适用的财务档案管理方案

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。CEO/高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。在信息存取权限方面，CEO/高管能够根据企业的战略需求，对数据的存取权限进行宏观调控，确保数据为企业决策提供有力支持。

归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。合思档案为归档员/财务提供了便捷的操作界面和严格的信息存取权限管理，确保他们能够在权限范围内高效地完成档案管理工作。

外部审计可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在信息存取权限方面，合思档案能够为外部审计人员提供合适的权限，确保审计工作的顺利进行，同时保障企业财务档案信息的安全。

其应用场景涵盖企业的各个方面，如在报销业务中，可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理；在档案管理方面，涉及档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等全生命周期管理；在企业的日常运营中，可用于辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等工作。在不同的应用场景中，合思档案都能根据具体需求，合理设置信息存取权限，保障企业财务档案信息的安全与有效利用。

合思档案适用于不同规模和类型的企业，包括事业单位及院校、央企，如广东某高校、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK等。在数电票全面覆盖的背景下，合思档案能帮助企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求，解决数电票接收、入账、归档等环节的问题，实现财务档案管理的数字化转型。在信息存取权限管理上，合思档案能够根据不同企业的特点和需求，为其量身定制合适的权限管理方案，确保企业财务档案信息的安全与合规。

成功案例：见证合思档案卓越成效

年单据量2.6亿的企业，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效，数据指标显著提升，如凭证总量14W + ，单据总量50W + 等。在信息存取权限方面，该企业通过合思档案实现了对海量数据的精准权限管控，确保了数据的安全与合理使用。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在信息存取权限管理上，合思档案帮助该企业建立了严格的权限体系，确保了档案信息在不同部门和人员之间的安全流转。

海亮教育表示，此前老板要求实现财务办公室无纸化，使用合思档案完成所有作业、数字化拼图后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。在信息存取权限方面，合思档案为海亮教育提供了灵活的权限设置，确保了在业务规模扩大的情况下，财务档案信息的安全与有序管理。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在信息存取权限管理上，合思档案帮助徐福记实现了对多地分公司财务档案信息的统一权限管控，确保了数据的安全与共享。

选择合思档案，开启数字化转型新篇章

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有全面的功能、独特的创新点和显著的优势，能满足不同企业的需求，在众多成功案例中都展现出了卓越的效果，获得了客户的高度认可。

企业选择合思档案，将能够实现业财融合，提升财务管理效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，在数字化转型的道路上迈出坚实的一步。如果您想了解更多关于合思档案的信息，可通过以下方式联系我们：地点包括北京、上海、杭州等多地；电话400 – 105 – 6505；网站www.hosecloud.com；还可通过微信公众号和微信小程序获取相关资讯。现在点击免费试用，亲身体验合思档案为您带来的财务档案管理新变革！