合思档案：破解企业费用报销审计难题，开启财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业在费用报销审计等财务档案管理方面的信息化建设需求愈发迫切。在纸电混合时代，企业上至高管，下至普通业务人员，都在财务档案管理中遭遇了重重困境。

企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这在费用报销审计时就会因数据缺失或难以整合而增加审计难度。财务人员则需面对海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需手动逐一匹配、核对确认，在费用报销审计中，枯燥繁复的操作容易导致错误，影响审计的准确性。业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据留存再上交耗费大量时间，使得费用报销审计的周期拉长，效率低下。

同时，企业在纸质档案管理方面存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即使企业在推行数字化过程中通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，影响企业全面数字化的实现，也为费用报销审计带来了诸多不便。

合思档案：一站式解决方案助力费用报销审计

合思档案为企业解决上述痛点提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其在费用报销审计方面发挥着重要作用。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在费用报销审计时，这些数据能够自动关联，大大提高了审计效率。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。在费用报销审计中，审计人员可以通过电子数据快速定位相关信息，无需再翻阅大量纸质档案。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为费用报销审计提供了可靠的依据。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可按自身管理需求自定义归档目录，在费用报销审计时，能够根据企业的具体业务和审计要求，灵活调整档案管理范围和目录，提高审计的针对性。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。在费用报销审计中，创造性提供的财务视角下完整性检测方案，能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保费用报销的真实性和合理性。

合思档案核心功能亮点凸显费用报销审计优势

• 多源采集：拓宽费用报销审计数据渠道
  多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。在费用报销审计中，能够从多个系统中快速准确地采集相关数据，确保审计数据的全面性。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，保证了所有费用报销相关数据都能被纳入审计范围。

• 智能制档：提升费用报销审计精准度
  智能制档功能实现了电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测+业务检测”。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。在费用报销审计中，大大提高了审计的效率和准确性。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，使费用报销审计更加深入和细致。

• 档案管理：精细把控费用报销审计流程
  档案管理功能实现了多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在费用报销审计中，能够确保不同人员对审计数据的访问和操作权限得到合理控制，保障数据安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，使费用报销审计的档案管理更加规范和有序。

• 档案应用：深化费用报销审计全流程利用
  档案应用功能实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在费用报销审计中，审计人员可以根据不同的审计需求，快速准确地查找相关数据。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，使费用报销审计能够全面深入地了解业务全貌。

企业应用合思档案在费用报销审计中的显著收益

企业使用合思档案在费用报销审计方面能获得显著收益。首先是显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在费用报销审计中，减少了审计人员查阅纸质档案的时间和成本，提高了审计效率。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在费用报销审计中，能够实现数据的无缝对接和共享，使审计工作更加顺畅。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。在费用报销审计中，通过对档案数据的深入分析，能够发现费用报销中的潜在问题和风险，为企业决策提供有力支持。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在费用报销审计中，优化了审计流程，提高了审计质量，为企业节省了成本，提升了效益。

合思档案适用典型场景助力费用报销审计

• CEO/高管：掌控费用报销审计全局
  CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在费用报销审计中，能够从宏观层面了解企业的费用报销情况，为企业的战略决策提供数据支持。通过合思档案，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效完成费用报销审计工作
  归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用报销审计中，能够快速准确地整理和提供相关审计资料，减少审计过程中的沟通成本和时间成本。

• 外部审计：便捷开展费用报销审计工作
  外部审计可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在费用报销审计中，外部审计人员可以通过线上方式快速获取所需的审计数据，提高审计工作的效率和准确性。

合思档案成功案例见证费用报销审计成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，在费用报销审计中面临着巨大挑战。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标良好，如凭证总量14W +、单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。在费用报销审计中，大大提高了审计效率和准确性。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难，费用报销审计工作也受到很大影响。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用报销审计中，使审计工作更加规范和高效。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范，费用报销审计工作难以开展。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在费用报销审计中，为审计工作提供了有力的支持。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，费用报销审计工作效率低下。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销审计中，大大提高了审计工作的质量和效率。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够为企业提供全方位的解决方案和优质的服务，尤其在费用报销审计方面具有显著优势。合思档案已获得众多企业的认可和选择，服务6000 +企业客户，拥有7000 +付费企业、300万 +未来财务人。企业可以放心选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。欢迎企业拨打热线或访问网站，与合思取得联系，免费试用合思档案，体验其在费用报销审计等财务档案管理方面带来的卓越价值。