在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广航空运输电子客票行程单这一全面数字化的电子发票。这些举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同即将被攻克的最后一公里难题，即将得到全面解决。电子凭证数字化转型正进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证全流程问题提供了行之有效的方案。接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，犹如一颗在红枣行业熠熠生辉的明星，自1992年成立以来，凭借卓越的品质和创新的经营理念，不断发展壮大。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着公司业务的不断拓展和规模的日益扩大，传统的档案管理方式逐渐成为公司发展的掣肘。
在财务归档环节，工作人员面临着巨大的挑战。每一次归档，都需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这就像是在茫茫大海中寻找特定的船只，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和审计工作将变得异常困难，给公司带来潜在的风险。
纸质档案的查找问题也让公司头疼不已。受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员可能需要在堆积如山的档案中翻找，却不一定能找到所需的资料。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率，也制约了公司的决策速度。
大量纸质档案的管理，对公司的空间和人力提出了巨大的要求。为了存放这些档案，公司需要租赁专门的仓库，投入大量的资金用于仓储设备和维护。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本居高不下。这些高昂的成本，无疑给公司的运营带来了沉重的负担。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，为公司提供了一套行之有效的破局之道。
-
打破壁垒数据同源
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、信息不流通的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就能联查相关的档案信息，大大提高了工作效率。就像在一个大型图书馆中，所有的书籍都按照统一的规则进行分类和标注，读者可以轻松地找到自己需要的书籍。这种便捷的联查功能，让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思档案采用了先进的自动组装技术，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子数据，不仅效率低下，而且容易出现错误。而合思档案的自动组装功能，能够将相关的档案数据自动进行关联和整理，为审计人员提供清晰、准确的审计线索。审计人员只需根据系统提供的档案数据进行审计，就可以快速发现问题和风险，提高审计的准确性和效率。这种以数据为核心的审计方式，不仅节省了审计时间和成本，还提高了审计的质量和效果。 -
实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的电子信息，同时也能准确定位实物档案的存放位置。这种方式就像给每一份档案都安装了一个智能定位系统，让档案的管理和查找变得更加高效和便捷。无论是在公司内部的日常查阅，还是在外部审计和监管检查时，都能快速准确地提供所需的档案资料，大大提高了公司的档案管理水平和应对能力。
显著成效见证价值
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来的成效是显著的，就像一场春雨，滋润了公司的档案管理土壤，让公司在数字化转型的道路上迈出了坚实的步伐。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得公司减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力和时间才能完成的档案归档和查找工作，现在通过合思档案的自动化和智能化功能，轻松就能完成。员工们从繁琐的重复性工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到业务创新和价值创造中。
总部接收管理耗时也大幅减少了80%。合思档案实现了档案数据的实时传输和共享，总部能够及时获取各部门的档案信息，无需再像以前那样等待纸质档案的邮寄和整理。这不仅提高了总部的管理效率，也加强了公司内部的沟通和协作。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过合思档案的系统进行在线借阅申请和查询，管理人员可以实时审批和跟踪借阅情况，整个借阅流程变得更加高效和便捷。
在成本方面，预计合思档案每年可为公司减少综合成本20万元。这包括仓储成本、人力成本和时间成本等多个方面的节约。这些节约下来的成本，将为公司的发展提供更多的资金支持，增强公司的竞争力。
合思档案引领企业数字化未来
合思档案的出现，为企业的档案管理带来了一场革命性的变革。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，使档案利用变得更加便捷高效。档案数据的同源性和透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案作为这一领域的先驱者，有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在文档电子存储方面，合思档案凭借其先进的技术和卓越的性能，为企业提供了一个安全、高效、便捷的解决方案。
截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启文档电子存储的新时代。现在就可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/25900.html
