在时代的浪潮中，科技的进步正以前所未有的速度推动着各行业的变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
然而，在电子凭证数字化转型的大背景下，企业在传统财务档案管理中却面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况。纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便，不仅耗费大量时间，还无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。此外，企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，像电子发票的打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。
在这样的困境下，合思档案应运而生。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的智能档案管理提供了全面的解决方案。
智能档案管理全流程解决方案
合思档案致力于实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破数据孤岛，为企业的智能档案管理带来了新的变革。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过提供开放式接口互联，合思档案可自主采集档案数据，对于大文件能自动切割，对数电票进行自动化解析。同时，它还能智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在权限管控方面，合思档案能精准设置，灵活扩展档案目录，进行水印管理，档号符合国标要求。它还支持多维检索、一站式预览，方便企业进行在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。
智能档案管理核心功能与优势突显
合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，高效采集档案数据。预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理提供了有力支持。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，全方位满足企业的智能档案管理需求。
自动化归档是合思档案的一大亮点，它告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。合思档案可对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。凭证数据能自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一功能打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒，企业只需一键即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息。
智能档案管理多行业应用显成效
合思档案在不同行业都有着出色的应用案例，充分体现了其智能档案管理的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万以上，档案合规性达到了100%。
数字阅读行业的帆书采用合思档案，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到只需1名实习生。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，众多企业的成功实践充分证明了合思档案的价值。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现智能档案管理，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型之旅。
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