在数字化浪潮的席卷之下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数字化进程中不可或缺的关键环节。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化对于企业而言，具有深远的意义。它不仅能够优化业务流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断推进，电子凭证全面数字化应用也面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的步伐。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。接下来，让我们通过世界500强旗下教育服务品牌这一客户案例，深入了解合思在档案合规管理方面的卓越表现。
教育巨头财务困境：档案合规管理难题凸显
该世界500强旗下的教育服务品牌，业务版图不断扩张，财务系统也日益复杂。企业内部存在多个业务和财务系统，这些系统相互独立，数据无法实现互通。这就导致结构化数据提取困难重重，财务人员在处理电子发票时，需要进行打印、查重、验伪等操作，不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
在档案管理方面，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，这使得企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
由于实物凭证与业务分散，企业无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅也缺少留痕，无法实现多人借阅，这导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，也对档案合规管理提出了严峻的挑战。
合思妙方：全生命周期电子化档案合规管理方案
面对该客户在财务方面的诸多挑战，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。通过40种以上的自动封装接口，合思能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多样化的选择，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种灵活的传输方式，能够满足不同企业的需求，提高档案管理的效率。
合思的方案还具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。通过强大的规则引擎自定义搭建，合思能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，为档案合规管理提供了有力保障。
成效显著：档案合规管理开启新篇章
在使用合思的解决方案后，该客户取得了显著的成果。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，提升了档案资产的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。这些数据充分证明了合思解决方案在档案合规管理方面的卓越成效。
电子凭证会计数据标准的推广应用，将进一步推动电子凭证的全链无纸化，这有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益的共赢。随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进L5高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路的智能化无需报销。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易+线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。合思拥有功能丰富、强大的集成能力、良好的口碑和市场反响等众多优势，还提供灵活定价模式等服务。
在档案合规管理的道路上，合思已经帮助众多企业取得了显著的成效。如果您的企业也面临着财务数字化转型和档案合规管理的挑战，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思开启财务数字化新征程。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身感受其带来的价值。
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