在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的落地。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的时代背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到行业变革的趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一产品的推出，无疑是企业财务数智化转型道路上的一场及时雨，为企业解决电子凭证管理难题提供了有力的支持。
市场形势：财务数智化下的必然选择
在当下财务数智化的大背景下，电子凭证全流程无纸化已成为企业发展的必行之路。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业的数字化转型。
电子凭证全流程无纸化具有诸多显著的优势。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，让企业的财务管理更加高效便捷；还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，通过电子凭证全流程无纸化，能够提高企业的竞争力，实现可持续发展。档案归档最佳实践，电子凭证全流程无纸化就是其中的重要一环。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境
传统纸质档案管理在企业中面临着诸多难题，严重影响了企业的工作效率和管理水平。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
高新兴科技集团也面临着类似的问题。其报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。这些问题都严重制约了企业的发展，档案归档最佳实践成为企业亟待解决的问题。
解决方案整体策略概述：打通全流程的智慧方案
合思档案针对传统纸质档案管理的痛点，提出了全面的解决思路。它实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案进行全流程的合规化、自动化、数字化管理。在档案采集环节，采用开放式接口互联自主采集的方式，大文件能自动切割，数电票可自动化解析；档案制档时，能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，还能自定义版式文件；档案管理方面，具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求；在档案利用环节，支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。这种全流程的管理模式，为企业提供了档案归档最佳实践的有效途径。
核心模块：功能强大的数字化档案管理
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案借助外部生态，如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统，如 EAI 插件、API 接口等，能够高效准确地采集各类数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的整理和归档提供了有力支持。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供数据支持。
业务层包含内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等，还涵盖核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足企业多样化的需求。合思档案的这些核心模块，为企业提供了一套完整的档案归档最佳实践方案。
竞争优势：独特优势铸就卓越品质
合思档案相较于其他产品具有诸多独特的优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。这雄厚的资金实力为产品的研发和升级提供了坚实的保障。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、全面的服务支持。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。这些优势使得合思档案在市场中脱颖而出，成为企业档案归档最佳实践的首选。
成功案例：真实成果见证卓越价值
合思档案在不同行业都取得了显著的成功应用案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了惊人的成果。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。这些数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的卓越能力。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这表明合思档案不仅能够为企业节约资源，还能显著提升企业的运营效率。这些成功案例为其他企业提供了档案归档最佳实践的典范。
服务体系：全方位服务保障企业发展
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供了全方位的服务保障。在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务支持。
合思档案提供电子凭证中心服务，全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，保障企业财务流程的顺畅运行。无论是在档案管理的哪个环节，客户都能得到专业的指导和帮助，确保企业的财务管理更加规范、高效。这种完善的服务体系，是合思档案成为档案归档最佳实践的重要保障。
合思档案在推动企业财务数智化和电子凭证数字化转型方面发挥着重要作用。它助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，进一步推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了其在市场中的认可度和影响力。
如果您也想体验档案归档最佳实践带来的便捷与高效，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
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