数字档案管理系统：开启财务数智化新时代

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能显著降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这个变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字档案管理系统——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心编撰的《电子会计档案实践案例集》应运而生，为企业的财务数智化转型提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势：数字转型大势所趋

当下，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的大趋势。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”问题也已提上日程。这意味着电子凭证数字化转型将进一步加速，企业面临着紧迫的财务数智化变革需求。

会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。电子凭证全流程无纸化不仅能够有效降低单位的运行成本和资源消耗，还能推动企业实现数字化和绿色化的协同发展。

合思作为领先的财务数智化服务提供商，敏锐地捕捉到了市场趋势，适时推出了数字档案管理系统——合思档案，助力企业实现电子凭证全流程无纸化，顺应时代发展的潮流。

痛点分析：传统管理难题待解

在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多问题和挑战。

以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，效率低下。而且，电子会计凭证文件无法得到有效管理，合规性难以保障。

云南菜品牌连锁经营同样深受传统财务档案管理的困扰。多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。在存储环节，需要独立的档案室管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：全链无纸化新路径

针对企业在传统财务档案管理中面临的诸多痛点，合思档案数字档案管理系统提供了全面的解决方案。

合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。

通过敏捷的财务收支管理平台，合思档案能够帮助企业挖掘更多的净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。该系统具有智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等功能，实现了电子会计档案的全生命周期管理。

核心模块：功能强大特点突出

合思档案数字档案管理系统的功能蓝图具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

在智能采集方面，系统通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行数据采集。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保数据采集的高效准确。

预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行预处理，为后续的制档和管理工作做好准备。

基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全存储和有效利用。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，提高档案制档的效率和质量。

档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供了丰富的档案利用手段，帮助企业更好地挖掘档案数据的价值。

业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为企业的财务管理和决策提供了有力支持。

竞争优势：独特优势脱颖而出

与传统解决方案相比，合思档案数字档案管理系统具有诸多独特优势。

自动化归档功能告别了重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力支持。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金和技术实力。公司分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供广泛而优质的服务。

截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，这充分证明了合思档案数字档案管理系统具有良好的市场口碑和客户基础。

成功案例：实际应用效果显著

合思档案数字档案管理系统在多个不同行业都取得了显著的应用效果。

好想你健康食品股份有限公司通过采用合思档案的解决方案，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。

服务体系：全面服务保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全面的服务体系。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，满足了不同地区客户的需求。

合思提供从电子凭证采集、验签、解析、校验到自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档等全流程的服务。同时，还为客户提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，帮助客户更好地利用档案数据，实现财务管理的数字化转型。

合思档案数字档案管理系统在推动企业财务数智化转型中发挥着重要作用。它不仅能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，还能推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥技术和服务优势，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。未来，合思将不断创新和完善产品与服务，推动财务数智化行业的发展，为企业创造更大的价值。如果您想体验数字档案管理系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启财务数智化转型之旅。