在当今数字化时代，企业面临着诸多挑战，尤其是在财务档案管理方面。电子凭证接收、报销、入账和归档等环节问题突出，传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境严重阻碍了企业的发展。大量纸质档案的管理不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法也无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
例如，一些企业在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。同时，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。此外，档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。
面对这些困境，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了档案归档最佳实践。
创新方案直击行业痛点
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一档案归档最佳实践解决方案具有诸多亮点。
合思档案能够自动采集档案数据，通过生成式接口连接各类异构系统，如NCC、U9、OA、CBS等，实现数据的自动采集。同时，凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。此外，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
该方案还实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，解决了电子凭证数字化转型难题。在电子凭证开具端，涵盖国税总局的数电票、增值税电子普通发票等；接收端支持企业OA电子邮件接收、原文附件存档等多种方式。
核心功能亮点闪耀
合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，这也是档案归档最佳实践的重要体现。其管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节。
在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的支持。预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案采集实现开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。档案制档做到智能关联、自动组装，四性检测、业务检测、自定义版式文件。档案管理能精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。档案利用可多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案还实现了业务证据链完整，搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心形成证据链条，业财一体双向穿透。例如，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、管理，为企业提供了档案归档最佳实践范例。
用户收益显著可观
企业使用合思档案能获得多方面的收益，这也是档案归档最佳实践带来的价值。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，使用合思档案后年总节约成本338,910元。
高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%；海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%。中文天地出版传媒通过合思档案实现存档合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
典型场景应用广泛
合思档案在多个典型场景中都有出色的应用，为企业提供了档案归档最佳实践。
在财务审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用账号下载所需的电子源文件，高效合规，如在审计抽查时能满足需求。
日常财务报销场景，员工报销无需打印任何单据，告别复杂流程。云南菜品牌连锁企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。
档案查阅场景，支持多维检索，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜家居科技股份有限公司实现数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。
业财融合场景，合思档案助力企业实现业财一体化。云南菜品牌连锁企业通过合思落地财务数字化，提高总部和门店业财融合效率80%，成功落地精细化运营的财务中台。
客户案例见证实力
众多企业通过合思档案实现了档案管理的优化，这些客户成功案例也是档案归档最佳实践的有力证明。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装方便审计，以档案数据为标准，纸质数据为辅提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，最终减少大量人工耗时和综合成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，提高效率；资产化深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书实现全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业应顺应趋势，抓住电子凭证数字化转型机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案能助力企业打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。如果您想体验档案归档最佳实践，不妨免费试用合思档案，联系电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。
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