档案合规管理：合思助力企业财务数字化转型

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着诸多行业痛点。电子凭证全面数字化应用时，凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难且易丢失，这些数字鸿沟严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。

很多企事业单位仍将电子凭证打印成纸质文件入账，这不仅不符合数字化发展趋势，还存在数据错误和安全漏洞。还有部分企业将电子凭证转换成图片文件入账，这样剥离了原始凭证上的电子签章和数字防伪，无法实现数据安全保护。

调研显示，现阶段企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足。部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性，仍有34.2%的受访者在使用不符合要求的JPG格式的发票。而且大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型时期，企业的报销流程和财务运作模式滞后。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销；48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段。电子凭证数字化转型面临多样性和复杂性，67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者认为“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。

面对这些痛点，合思提供了一系列有效的解决方案，助力企业实现档案合规管理。

合思方案概览：开启财务数智化新征程

合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域。

合思构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，保障档案合规管理。

合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，包含总额管控，如商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等环节，以及发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等流程，确保档案合规管理的每一个环节都能高效运行。

合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。通过智能组单、四性检测等实现自动归档，还具备强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，为档案合规管理提供了坚实的技术支撑。

核心功能亮点：铸就高效财务管理利器

合思财务收支管理平台功能丰富多样，为企业的财务管理提供了强大的支持，也为档案合规管理提供了有力保障。

差旅申请方面，员工可在线提交，系统自动生成电子票据和报销单据，减少了人工操作的繁琐和错误。商旅线上订购支持机票、酒店等预订服务，让员工的出行更加便捷。易商卡线下消费可实现无纸化报销，提高了报销效率，同时也符合档案合规管理的要求。

发票采集功能能够自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误，确保发票信息的准确性和完整性。系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查，审核对账功能强大，为档案合规管理提供了准确的财务数据。

集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动，实现统一开票。可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，实现自动提报。快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升用户体验，进行资金结算，确保资金流转的高效和安全，维护档案合规管理的秩序。

合思还具备AI辅助决策功能，利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。移动端应用让用户可以通过手机APP随时随地进行业务操作和管理，方便快捷，有助于企业更好地实现档案合规管理。

使用收益显著：推动企业全面发展

使用合思解决方案能为企业带来多方面的显著收益，有力地促进档案合规管理。

在降本增效方面，某国民经典零食品牌应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。某企业员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%，让企业在降低成本的同时提高了工作效率，保障了档案合规管理。

在提升财务管理水平方面，某企业打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，加强了业财有机连接，提升了企业整体的财务管理水平，进一步强化了档案合规管理。

在助力企业合规运营方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规运营提供了坚实保障，确保档案合规管理的有效性。

在推动企业数字化和绿色化协同转型方面，某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本4000万元，践行了ESG理念，推动企业向数字化和绿色化方向发展，也为档案合规管理提供了新的思路和方法。

典型场景适配：精准解决企业难题

合思解决方案适用于多种典型场景，能够精准解决企业在档案合规管理方面遇到的难题。

对于多系统独立运行，数据无法互通，会计凭证查阅难度大，会计档案管理成本高的企业，如某国民经典零食品牌，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，繁杂且低效，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。合思解决方案可以实现系统的连接和数据的互通，提高会计凭证查阅效率，降低会计档案管理成本，保障档案合规管理。

对于主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，财务深陷低价值复核工作的企业也适用。如某企业日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务易出错且效率低。合思解决方案可以优化报销流程，减轻员工垫资压力，提高财务工作效率，实现档案合规管理。

企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张的场景，如某世界500强旗下教育服务品牌就面临此类问题。合思解决方案可以实现系统间的数据互通，提高结构化数据提取效率，减少电子发票处理的繁琐流程，节约纸张资源，助力档案合规管理。

财务档案管理低效，实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险的场景，合思解决方案可有效解决。如上述教育服务品牌的情况，合思可以实现财务档案的电子化管理，提高管理效率，降低成本，避免档案损坏风险，确保档案合规管理。

客户成功案例：见证合思卓越成效

众多企业通过使用合思解决方案，在档案合规管理等方面取得了显著成效。

某国民经典零食品牌，通过合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，实现了便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印；同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%，有效保障了档案合规管理。

某企业签约合思后，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%；真正实现了企业降本增效；助力管理层科学决策、高效管控成本，也为档案合规管理提供了有力支持。

某知名头部数字阅读品牌，借助合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。实现了增效，如实时掌握付款进度，提升档案整理效率等；降本，如减少差旅超标情况，减少手工记账等人力成本；合规，如发票OCR识别验真，保证财务档案原生性存储等；先进，如灵活覆盖因公消费全场景，实现全面推进数字化转型，在档案合规管理方面表现出色。

某世界500强旗下教育服务品牌，采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，为档案合规管理树立了典范。

合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，拥有良好的口碑和市场反响。为了让更多企业体验到合思解决方案的优势，合思为新客户提供为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，还有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。

合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号二维码或添加小助手二维码等方式联系合思，开启财务数字化转型之旅，免费试用合思解决方案，开启档案合规管理的新篇章。