合思电子档案管理方案：开启企业财务数字化转型新篇章

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代的大幕正式拉开。电子凭证无纸化对于优化业务流程、降低单位运行成本和社会资源消耗具有重要意义。

然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用遭遇了诸多难题。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等问题形成了一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。为了攻克这些难题，多方联合发起研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，北京合思信息技术有限公司积极参与其中。

合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。公司始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思。接下来，让我们深入了解合思的相关产品和服务。

敏捷平台：财务收支管理的智慧之选

合思的财务收支管理平台宛如一个功能强大的财务管家，具备众多实用功能。

在差旅管理方面，它提供了便捷的解决方案。员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。同时，平台支持商旅线上订购，员工能够轻松进行机票、酒店等预订服务，极大地方便了商务旅行安排。此外，通过易商卡，员工还能实现线下消费，用于办公用品购买等，真正实现了无纸化报销。

发票采集功能也十分出色。平台可自动识别并录入各类发票信息，大大减少了人工输入错误。在审核对账环节，系统与银行账户对接，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有迹可循。而且，平台支持统一开票，能够集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动。

自动提报功能让报销流程更加高效。平台可以定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批。快速的资金结算功能支持多种支付方式，提升了用户体验。所有相关文档资料都会在档案归档功能下被妥善保存，便于日后查询和分析。

此外，平台还提供商旅分析功能，能够提供详细的费用报告和分析报表，帮助企业了解成本结构并优化策略。它可以根据预设规则自动记账，将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。同时，平台还能设定预算上限，实现总额受控，有效防止超支情况发生。

核心技术：驱动电子凭证数智化变革

合思在电子凭证数智化方面拥有一系列核心技术和功能。

电子凭证数字化需要制定统一的会计数据标准，合思财务收支管理平台严格遵循电子凭证会计数据标准，实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革。通过该标准的应用，开具端在开出 PDF 或 OFD 格式的电子发票的同时，会一并开具（交付）XBRL 或 XML 格式的电子凭证结构化数据文件和签名文件，以满足入账、归档数字化要求。

“无需报销分级标准”是合思的一大创新。该标准由艾瑞咨询与合思于 2022 年联合提出，从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为 L1 – L5 五个阶段。合思平台助力企业向更高的无需报销级别迈进，部分企业在其帮助下可实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。

合思的电子档案管理方案更是一大亮点。它能广泛连接异构系统，自动封装接口数 40 种 + ，0 开发成本介入，确保档案应收尽收。通过智能组单、四性检测等实现自动归档，对会计类档案进行全面管理，包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。

优势突显：对比传统与同类产品的卓越之选

与传统报销方式相比，合思平台的优势十分明显。传统报销方式存在逆数字化（将电子凭证打印成纸质文件入账）、伪数字化（将电子凭证转换成图片文件入账）、非数字化（电子凭证需手工查验合法真实）等问题，而合思平台遵循电子凭证会计数据标准，能真正实现电子凭证全流程标准化、无纸化管理，有效避免这些问题，保障数据安全和合规性。

调研显示，传统报销流程中，大部分企业存在员工自己垫资订票、事后凭发票报销，手工录入发票数据，同时提交电子与纸质打印件等情况，效率低下且滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。而合思平台实现了报销、入账、归档全流程自动管理。例如，某企业应用合思解决方案后，财务入账效率提升 60%，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%。

传统报销模式下，企业面临会计档案管理成本高、资源浪费等问题。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。合思的电子档案管理方案能大幅降低成本。如某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面利用类似方案，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本 4000 万元。

与其他类似产品相比，合思平台具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。

案例见证：合思方案的实际成效与价值

合思的产品和服务在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著成效。

某国民经典零食品牌企业，面临覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理困难等挑战。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接，电子档案管理方案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

某主营业务建设覆盖面广、日均处理订单量大的企业，存在员工垫资压力大、报销流程繁琐，财务手工录入审批记账效率低，内部多系统并行数据不互通等问题。使用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。

某知名头部数字阅读品牌企业，面临数据分散内部多系统、业务流程断裂，财务处理单据量大且需大量打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失和档案信息不完整等问题。合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力其完成业财平台建设，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效，如提升档案整理效率，减少差旅超标情况，保证财务档案合规等。

某世界 500 强旗下教育服务品牌企业，存在企业业务、财务系统多且相互独立，实物存档占用物理空间大、成本高，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散等问题。合思全生命周期的电子化会计档案管理方案帮助其加速企业数字化转型，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。

合思通过其敏捷的财务收支管理平台和相关解决方案，在电子凭证数字化转型中发挥了重要作用。它帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，推动了企业财务数字化转型的进程。

随着电子凭证会计数据标准的推广应用和数电票的全面覆盖，电子凭证数字化转型是必然趋势。合思将继续发挥其技术和服务优势，助力更多企业实现电子凭证开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。

未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。它将不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，加强与合作伙伴的合作，共同推动行业的进步和发展。同时，合思秉承绿色环保的理念，将环境保护和社会责任融入公司的发展规划之中，在帮助企业实现数字化转型的同时，促进数字化、绿色化、低碳化协同发展，构建一个更加美好的未来。

如果您也想体验合思电子档案管理方案带来的高效便捷，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新征程！