数字档案管理系统：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这使得企业财务档案管理必须直面新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都促使企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员在财务档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被庞大的档案数据量所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。同时，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，数据存储线下载体无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。

面对这些痛点与挑战，合思档案作为一款领先的数字档案管理系统应运而生。

合思档案：数字档案管理的领航者

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它为企业提供了便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理服务。基于广泛连接的生态和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案数字档案管理系统为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案数字档案管理系统致力于携手企业碰撞出协作的价值，它不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。其使命是助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。秉承以客户为中心的服务理念，合思档案数字档案管理系统为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等，让有限更有效。

合思档案数字档案管理系统的愿景是助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力，让企业在数字时代更好地应对财务档案管理挑战，提升竞争力。

模块功能：全方位覆盖财务档案管理

合思档案数字档案管理系统的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

在电子会计档案全生命周期管理方面，该系统具备智能采集功能，包括外部生态和内部多种采集方式；提供预归档服务，如自动归档、业务检测等；进行基础管理，如档号管理、档案储存等；开展档案服务，如身份调查、实物管理方案等；还有统计分析和应用层，如辅助审计、证据方案库等。

系统提供多源采集功能，一方面是接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；另一方面是手动采集自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板等。

智能制档功能也是合思档案数字档案管理系统的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量，有关联任务执行进度可视化功能。同时，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

功能亮点与创新：凸显独特优势

合思档案数字档案管理系统拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

其大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，具备数据概览、提取、查询、存储、下载等功能，还有海量数据匹配引擎、映射引擎及专利技术支撑。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

产品优势：价值显著提升

合思档案数字档案管理系统具有显著的降本增效优势，能够更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

该系统是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案数字档案管理系统让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题。

此外，系统还能实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业不同场景下的档案管理需求，如单套制解决方案、六大场景解决方案等。

目标用户与应用场景：广泛适用

合思档案数字档案管理系统的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。归档员/财务使用该系统可提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。外部审计则可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

其应用场景涵盖企业的各个业务环节，如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等。在业务流转环节，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料；在档案利用环节，支持多维检索、一站式预览、穿透联查、外部系统调阅、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。

该系统适用于各类企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。在不同行业都有应用，如教育行业、制造业、餐饮行业、建筑行业等，能解决各行业企业在财务档案管理方面的痛点和问题。

成功案例与客户评价：实力见证

众多企业通过使用合思档案数字档案管理系统，取得了显著的成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量14W + ，单据总量50W + ，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。实施合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

海亮教育表示，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记称，公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

合思档案数字档案管理系统为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，能够帮助企业解决纸电混合时代的档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。凭借其领先的技术、丰富的功能、创新的亮点和众多的成功案例，合思档案数字档案管理系统是企业数字化建设中不可或缺的伙伴，助力企业在数字时代更好地发展。

如果您的企业也想解决财务档案管理问题，实现数字化转型，不妨选择合思档案数字档案管理系统。现在您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，了解更多产品信息，还能免费试用，开启财务档案管理的新时代。