在数字化浪潮汹涌的当下，电子会计档案管理平台应运而生。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理面临全新挑战。企业的信息化建设在这一领域急需“恶补”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面都有各自的困扰。企业高管会发现，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金在储存空间和耗材上，而且这些档案数据分散，难以汇总整理和分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥又繁复。业务人员也觉得出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据需要留存再上交，浪费了大量时间。
企业档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则是因为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。
合思档案：一站式解决方案应对多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足不同企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，既有实物流转，也有电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，就能保证档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，高效管理不同类型的档案。
数电票解决方案更是实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，达成数电票全流程闭环管理。
核心功能：智能高效 优势显著
合思档案的核心功能丰富多样，相比传统方式具有显著优势。
其智能采集功能通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等多渠道采集会计资料。预归档服务包含自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、档案借阅等；还有统计分析和应用层的辅助审计等功能。
多源采集方面，既支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。字段映射让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
合思档案具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
实际案例：见证合思档案价值
众多不同类型的企业应用合思档案后，都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，此前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成果，例如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，原本档案管理流程复杂，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理导致财务信息难整合。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，还做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业档案管理低效，档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，以纸质档案管理为主，实物翻阅效率低。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，管理成效显著。统一储存了各类数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案始终坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多客户案例充分证明了合思档案的有效性和可靠性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业若想解决档案管理难题，实现降本增效和数字化转型，不妨抓住电子会计档案管理的趋势，积极与合思联系，开启免费试用，踏上高效档案管理之旅。
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