合思档案：破解企业档案管理难题，引领数字化转型新风尚

在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着前所未有的痛点与挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅占用大量空间，而且档案数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析与利用。财务人员则深陷于手动匹配、核对海量档案数据的繁琐工作中，时间在枯燥的重复劳动中悄然流逝。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是让人望而却步。

纸质档案带来的，不仅是高显性成本，如高昂的纸质凭证输出耗材费用，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；还有高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作，查询调阅时粗糙的条件颗粒度，使得数据无法得到有效利用；更有高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力随时可能导致纸质档案的损坏。

随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应这些新要求。在推行数字化的进程中，企业虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依旧存在，严重影响了企业的全面数字化进程。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业档案管理带来了全新的解决方案。

合思档案全景概览

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品，该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立至今，已累计融资超15亿元人民币，实力雄厚。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，为企业解决了内外交困的档案管理问题，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理的合规性。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收，实力有目共睹。

合思档案使命愿景

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业实现业财融合。

其使命在于沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业打响数字化转型的决胜之战。

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，认真聆听用户需求，不断进行产品迭代。它帮助每一个企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型。

合思档案功能架构

合思档案拥有丰富多样的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

档案扩展解决方案具有强大的自定义功能，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力地保障了财务合规。

合思档案功能亮点

合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。发票相关法律法规在这一过程中得到严格遵循，确保数据处理的合规性。

智能制档功能实现了电子凭证数据的自动匹配组装。通过规则引擎，自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射让查询更加便捷，在操作过程中始终符合发票相关法律法规。

专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，且严格按照发票相关法律法规进行设计和应用。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保每一个环节都与发票相关法律法规相符。

合思档案独特优势

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，在数据采集和连接过程中严格遵循发票相关法律法规。

它可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档。同时，具备接收管理数电票的能力，拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，始终确保在发票相关法律法规的框架内运行。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理有法可依。依据相关政策规定，确保档案全生命周期管理闭环，具备有效的查验机制、防篡改等控制，完全契合发票相关法律法规。

在企业费控报销信息化细分领域，合思档案市场占有率第一，服务6000 + 企业客户。通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，还入选福布斯中国科技50强，在合规运营方面严格遵循发票相关法律法规。

合思档案应用天地

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管而言，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，实现降本增效，在决策过程中依据发票相关法律法规进行数据的分析和运用。

对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理，每一个操作步骤都严格按照发票相关法律法规执行。

对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，在审计过程中充分体现发票相关法律法规的要求。

其应用场景涵盖企业的档案采集、整理、存储、利用等各个环节。多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录，智能制档实现电子凭证数据自动匹配组装，档案管理实现多场景适配，档案应用实现电子与实物档案高度融合，每一个场景都与发票相关法律法规紧密结合。

在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，每一个环节都严格遵循发票相关法律法规。

在实物档案管理场景中，合思档案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，同样在整个过程中严格遵守发票相关法律法规。

合思档案成功典范

众多知名企业选择合思档案，收获了显著的成效。海亮教育作为世界500强企业，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在运营过程中严格遵循发票相关法律法规。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，且在每一个数据处理和管理环节都严格遵守发票相关法律法规。

中交水规院使用合思档案单套制方案后，有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，整个过程完全符合发票相关法律法规。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，始终遵循发票相关法律法规。

综上所述，合思档案能有效解决企业档案管理的痛点与挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的档案管理更加高效、便捷、合规。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现电子会计档案管理的优质解决方案。它拥有众多成功案例和良好的客户评价，证明了其产品的可靠性和有效性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com。如果您想让企业的档案管理踏上数字化转型的快车道，不妨免费试用合思档案，开启档案管理数字化新时代。