数电票时代，合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮中，电子发票政策的推行正深刻改变着企业的财务管理模式。2025年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。电子发票政策分析显示，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题。财务人员需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥繁复。业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。电子发票政策分析表明，企业急需一种高效的解决方案来应对这些挑战。

合思档案正是在这样的背景下应运而生，为企业提供了全面的财务档案管理解决方案。

合思档案：多元方案铸就管理新篇

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。电子发票政策分析指出，这种全面的解决方案能够帮助企业更好地适应电子发票时代的管理要求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。它让企业在电子发票政策的大环境下，能够更好地把握财务数据，做出更明智的决策。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。电子发票政策下，大量的电子发票需要处理，合思档案的出现让财务人员的工作变得更加轻松高效。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这使得审计工作更加便捷高效，符合电子发票政策对企业财务审计的要求。

合思档案：核心功能彰显卓越优势

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。电子发票政策分析认为，这种多源采集的方式能够确保企业全面、准确地采集电子发票等财务数据。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还有辅助人工整理的关联检索等功能，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在电子发票政策下，确保数据的真实性和完整性至关重要，合思档案的智能制档功能很好地满足了这一需求。

档案管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。电子发票政策分析表明，这种灵活的档案管理方式能够适应不同企业的需求。

档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能。这些功能让企业在电子发票政策下，能够更好地应用和管理财务档案。

合思档案：实际案例见证显著成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。电子发票政策分析指出，该企业在这样的环境下急需变革。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，帮助企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子发票政策分析认为，合思档案为该企业带来了显著的效益。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。帮助企业统一储存，实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。帮助企业以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子发票政策分析显示，合思档案为该教育集团解决了诸多财务档案管理难题。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。电子发票政策分析表明，合思档案秉持以客户为中心的服务理念，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，获得了客户的高度认可。如海亮教育在使用合思档案后，所服务单位数量大幅增长，作业人员增加较少，凭证自动化率达到91.6%；徐福记实现全集团无纸化，管理效率大大提升。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。企业可积极与合思联系，开启财务档案管理的数字化之旅，现在可以免费试用合思档案，感受其卓越的功能和价值。