电子发票政策分析：合思档案助力企业财务数智化转型

在企业数字化转型的浪潮中，财务档案管理正面临着诸多困境。企业在推行数字化进程里，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

到 2025 年，数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设急需加强。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，不同角色面临着不同的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据未汇总整理、难以分析利用的困境；财务人员则被海量档案数据困扰，整理耗时，手动匹配、核对确认工作枯燥繁琐，消磨工作热情；业务人员出差、招待报销时，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费时间。

此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作多、查询调阅条件粗糙、数据利用低效；高合规风险，电子会计凭证文件管理手段缺乏、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。而合思档案的出现，正是为解决这些问题而来，下面让我们详细了解合思档案。

合思档案概览：数字化档案管理先锋

北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，旗下的合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，还能 100%保证管理合规性。同时，它打破物理空间限制，可在线自由调阅。通过预置规则引擎，自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，能自由穿透档案链。用户通过关键词检索，能快速定位相关档案，降低查询难度。此外，它融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力双碳目标落地。

合思档案核心功能：全方位数字化管理利器

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：数据关联与检测的智慧之选
  合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。并且具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精细管控与灵活拓展的统一
  在权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维查询与一站式服务体验
  合思档案的多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，能按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。它提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理等特色。

合思档案优势凸显：对比传统管理方式的显著革新

• 成本优势：大幅节约企业资源
  传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大。而合思档案能为企业节约大量成本，可 70%节约纸张成本、75%节约整理成本。例如某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，存储空间成本减少 300 册/年，释放了 1/3 的存储空间。

• 效率优势：高效检索提升工作效能
  传统纸质档案管理手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低。合思档案能 90%提升检索效率，某企业使用后档案匹配耗时减少 84%、档案查询耗时减少 80%，以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配只需 15min。

• 合规优势：有效降低财务管控风险
  传统纸质档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，电子发票、电子银行回单存档不合规范，且存在不可抗力导致纸质档案损坏的风险。合思档案应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，能有效降低财务管控风险，如某企业使用后合规性管理达到 100%。

• 管理优势：实现标准化统一管理
  传统纸质档案管理流程复杂，人工环节多，各分子公司对会计档案管理标准不一，实物档案由属地兼管，共享中心形式虚设，档案数据不同源，数据不互通。合思档案实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，如某企业使用后实现了档案管理的统一标准和有效整合。

合思档案应用案例：多行业实践成效显著

• 海量单据企业：业财一体降本增效
  某年单据量 2.6 亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达 14W +，单据总量达 50W +。

• 重型装备制造集团：标准化管理响应政策
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 低效管理企业：打破数据孤岛实现业财一体
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年。

• 教育集团企业：简化流程提升效率
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能帮助企业实现财务档案管理的合规性、高效性和数字化，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。未来，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障，未来将在企业财务数智化领域发挥更大的作用。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。随着越来越多企业认识到电子会计档案管理的重要性，合思档案有望在市场上获得更广泛的应用和认可，为企业的数字化转型提供有力支持。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型新篇章。