合思档案：破解企业财务档案管理难题，引领数字化转型新风向

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战，企业信息化建设亟待加强。目前，数电票收票政策已明确电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大、储存占地，以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间、工作枯燥繁复所困扰；业务人员也在报销纸质票据的繁琐流程中疲于奔命。此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。尽管从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，严重影响了企业全面数字化进程。电子票据安全性在此背景下，成为企业关注的重要问题，因为不安全的电子票据管理可能会加重上述合规风险等问题。

合思档案：企业财务档案管理的全能钥匙

面对企业在财务档案管理方面的重重困境，合思档案应运而生。它就像是一把全能钥匙，能为企业不同角色带来独特的价值，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在当前经济环境下，这无疑能让企业在激烈的市场竞争中占据更有利的位置。

对于归档员/财务来说，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源后，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，使他们从繁琐的工作中解脱出来，有更多的精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。电子票据安全性在合思档案的保障下，也能让企业在审计过程中更加安心。

合思档案功能概览：科技赋能，智慧管理

合思档案拥有强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，为企业财务档案管理提供了全方位的支持。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。电子票据安全性在多源采集过程中也能得到有效保障，防止数据在采集环节出现安全问题。

智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这不仅提高了工作效率，还提升了数据的准确性和可用性。

档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据制度自主排列、扩展，为企业提供了个性化的档案管理解决方案。在档案管理过程中，电子票据安全性也得到了充分考虑，确保企业的电子票据档案得到妥善保管。

档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化，让企业能够充分利用档案数据，发挥其最大价值。电子票据安全性在档案应用过程中也能得到持续保障，确保数据在使用过程中不被泄露。

合思档案核心亮点：创新引领，优势尽显

合思档案具有诸多核心亮点，其中单套制解决方案、多种场景解决方案等优势显著。

单套制解决方案便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。这种解决方案不仅提高了工作效率，还降低了成本，同时保障了电子票据安全性，让企业无需担心纸质票据丢失或损坏带来的风险。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。这使得企业能够根据自身需求灵活管理档案，提高管理效率。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。在保障证据链完整的同时，也进一步提升了电子票据安全性，确保企业的财务数据真实可靠。

数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这一解决方案确保了数电票管理的高效性和准确性，同时也为电子票据安全性提供了有力保障。

合思档案价值体现：降本增效，数据驱动

合思档案为企业带来了显著的价值，体现在降本增效、合规管理、数据利用等多个方面。

在降本增效方面，合思档案能节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，使企业能够更加专注于核心业务的发展。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。这使得企业的财务流程更加顺畅，数据更加准确，提高了企业的整体管理水平。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。通过对档案数据的分析和挖掘，企业能够更好地了解自身的经营状况，做出更加科学合理的决策。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。合思档案帮助企业优化了内部资源配置，提高了运营效率，增强了企业的竞争力。在整个过程中，电子票据安全性贯穿始终，确保企业的财务数据安全可靠。

合思档案典型场景：日常管理与审计的得力助手

合思档案在企业日常档案管理和审计等场景中发挥着重要作用。

在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，档案借阅服务便捷，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理精细，查询电子档案可定位实物档案位置。这使得企业的档案管理更加规范、高效，同时也保障了电子票据安全性，让企业的档案管理工作更加安心。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。审计人员还可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作。这大大提高了审计工作的效率和准确性，同时也保障了电子票据安全性，确保审计过程中的数据安全。

合思档案成功案例：实践验证，效果显著

众多企业使用合思档案后取得了显著成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。电子票据安全性在这个过程中得到了有效保障，企业的财务数据更加安全可靠。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这不仅提高了企业的管理效率，还降低了成本，同时保障了电子票据安全性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多等。使用合思档案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子票据安全性也得到了有效提升，企业的财务档案管理更加安全可靠。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在这个过程中，电子票据安全性也得到了充分保障，确保企业的财务数据安全。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先，独具特色

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这充分证明了合思在行业内的领先地位和强大实力。

合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案在技术上具有明显的优势，能够更好地满足企业的需求。

合思档案提供领先的单套制解决方案，在便捷调阅、混序归集等方面具有优势，符合国家政策要求的档案系统，能实现电子会计档案合规性管理。这使得合思档案在合规性方面具有独特的优势，能够帮助企业更好地遵守国家相关政策法规。

合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。这使得合思档案能够为企业提供更加全面、便捷的服务，保障电子票据安全性的同时，推动企业的数字化转型。

结语：选择合思档案，开启数字化新篇章

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案作为电子会计档案管理方案已是企业数字化建设的必然选择。

展望未来，合思档案将持续迭代，不断提升自身功能和性能，拥有稳定的迭代能力，及时应对企业财务档案管理中的各种变化和挑战。随着企业数字化转型的不断深入，合思档案有望在更多领域和场景中发挥作用，为企业提供更全面、更优质的财务数智化服务。

如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨尝试使用合思档案。我们在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新篇章！