在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务管理的要求愈发精细和高效。世界500强旗下的一家知名教育服务品牌，在教育领域深耕多年，业务版图不断拓展。然而，随着企业的发展壮大，其在财务方面却遭遇了诸多挑战。企业内部业务、财务系统繁多且相互独立，数据之间无法顺畅互通，结构化数据的提取犹如大海捞针，困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。在这样的困境下，合思凭借其专业的信息化财务工具，为该企业提供了一套全面的解决方案。
业务迷雾：教育品牌财务痛点剖析
该教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域和地域，拥有众多的业务和财务系统。这些系统各自为政，数据无法实现共享和交互，导致结构化数据的提取变得异常困难。每到财务核算时，工作人员需要在不同的系统中来回切换，手动整理和核对数据，工作效率低下且容易出错。
电子发票的管理更是让财务人员头疼不已。大量的电子发票需要打印出来进行存档，不仅耗费了大量的纸张和打印机耗材，还需要花费大量的时间进行查重和验伪。而且，一旦发票出现问题，查找和处理起来也非常麻烦。
实物档案的管理同样存在诸多问题。企业需要租赁专门的仓库来存放大量的纸质档案，还需要安排专人进行管理和维护。然而，即便如此，档案损坏的情况仍然时有发生，这不仅影响了企业的正常运营，还让企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作耗时耗力，且容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，档案资产的利用率极低。
破局之钥：合思信息化财务方案登场
面对该教育服务品牌的诸多财务痛点，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这一信息化财务工具为企业带来了新的希望。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。合思自动封装了40种以上的接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行任何开发，即可轻松接入，实现档案的应收尽收。
接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，确保档案数据能够准确、及时地录入系统。
合思的信息化财务工具具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。无论是内部的凭证、订单、会计账薄，还是外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都能够进行全面、高效的管理。
落地之路：方案实施的精细舞步
合思的专业团队在方案实施过程中，采取了一系列严谨而细致的步骤。首先，通过广泛连接异构系统，利用自动封装的40种以上接口，实现了档案数据的全面收集和整合，确保档案应收尽收。
接着，根据企业的实际情况，选择合适的接口传输方式获取档案数据。对于一些重要的电子档案，采用影像支撑的方式进行传输，确保数据的准确性和完整性；对于一些实物档案，则通过外部设备扫描的方式录入系统；对于一些零散的档案数据，工作人员可以通过人工上传的方式进行补充。
在获取档案数据后，系统会自动进行智能组单和四性检测等操作。智能组单功能能够根据档案的类型和关联关系，自动将相关的档案组合在一起，方便后续的管理和查询。四性检测则能够对档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行全面检测，确保档案数据符合相关标准和要求。完成这些操作后，档案数据会自动进入归档流程，实现高效、准确的归档管理。
成效彰显：方案实施后的显著蜕变
经过一段时间的实施和优化，合思的信息化财务工具为该教育服务品牌带来了显著的成效。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷高效，支持多维度穿透查询。工作人员只需在系统中输入相关的关键词，即可快速定位到所需的档案，而且以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数的增长，管理效能得到了大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业再也不用担心档案损坏和合规风险的问题。
客户心声：信赖铸就美好未来
企业财务相关负责人对合思的信息化财务工具给予了高度评价。他表示，合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的财务痛点，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升企业的财务管理水平和核心竞争力。
行动召唤：开启财务变革之旅
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，凭借其强大的功能和优质的服务，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。除了上述提到的电子化会计档案管理方案，合思还具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能够满足企业多样化的财务管理需求。
而且，合思为企业提供了免费试用和灵活定价模式等服务。如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨来免费试用合思的信息化财务工具，体验它为您带来的高效、便捷的财务管理新体验。让我们携手合思，共同开启财务变革之旅，迈向更加美好的未来。
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