合思档案：开启企业会计文件共享与数字化管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为企业亟待“恶补”的短板。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都被财务档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，手动匹配核对枯燥繁复的工作泥沼；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的折磨。

纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困境。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的曙光，也为会计文件共享提供了高效的途径。

合思档案解决方案：定制化档案管理蓝图

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，为会计文件共享奠定了坚实基础。

领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。其单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转包含业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账；电轨运行则是线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，实现会计档案不打印、应收尽收，极大地促进了会计文件共享。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询；档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案；费控系统与税务系统、OA 系统、资金系统等紧密连接；业务系统提供共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案；数电票解决方案提供 9 类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案；实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物，让会计文件共享更加高效。

合思档案产品功能：智能高效的档案管理利器

合思档案的产品功能丰富多样，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持，也有力地推动了会计文件共享。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，能将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步促进了会计文件共享。
档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，保障了会计文件共享的安全性和规范性。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，让会计文件共享更加顺畅。

合思档案核心亮点：合规降本增效的数据引擎

合思档案具有诸多核心亮点，为企业带来了显著的价值，也为会计文件共享创造了有利条件。
在合规性方面，合思档案严格满足国家政策要求，其电子会计档案合规性管理符合国家政策规定。通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保会计文件共享的合规性。
降本增效是合思档案的一大突出优势。它能显著降低企业成本，如节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、提升检索效率 90%，实现档案不打印，告别传统手工归档，提高工作效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”，同时也为会计文件共享降低了成本。
在数据利用方面，合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，促进了会计文件共享的深度和广度。
连接能力上，合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为会计文件共享提供了强大的技术支撑。

合思档案产品价值：赋能不同角色的财务管理

合思档案为不同角色带来了实实在在的好处，也推动了会计文件共享在企业内的全面开展。
对于 CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，让会计文件共享为企业战略决策提供有力支持。
对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，使会计文件共享成为日常工作的高效助手。
对于外部审计，合思档案可以实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，让会计文件共享在审计工作中发挥重要作用。
合思档案还能助力企业实现全面数字化，是企业实现全面数字化的“最后一公里”，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，实现企业效益最大化，为会计文件共享提供了广阔的发展空间。

合思档案典型使用场景：多领域的实战应用

合思档案在多个典型场景中发挥了重要作用，也充分体现了会计文件共享的优势。
在企业日常档案管理场景中，合思档案可以实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，让企业内部的会计文件共享更加高效便捷。
审计场景中，外部审计人员可以通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。审计人员还可通过电子会计档案系统批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，实现了审计过程中的会计文件共享。
在共享中心统建场景中，合思档案可以帮助集团型企业实现档案管理标准化落地，安全合规存储电子凭证，进行业务完整性检测，推进单套制落地，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，促进了集团内部的会计文件共享。
在多系统数据互联场景中，合思档案可以打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，有效减低财务管控风险，为企业跨系统的会计文件共享提供了解决方案。

合思档案成功案例：实践验证的卓越成效

众多企业通过使用合思档案解决方案，取得了显著的成效，也证明了会计文件共享的价值。
某企业年单据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。采用合思档案解决方案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，会计文件共享让企业管理更加高效。
世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，会计文件共享为企业带来了实实在在的效益。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，会计文件共享提升了企业的核心竞争力。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，会计文件共享优化了教育集团的财务管理。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的数字化伙伴

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自 2014 年创立以来，一直致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
合思档案拥有自主研发的“无需报销”解决方案，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。
它获得了多项认证和荣誉，如福布斯中国科技 50 强、通过 SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证、计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收等，彰显了其强大的实力和可靠性，也为会计文件共享提供了坚实的保障。
合思档案具有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新，其单套制电子会计档案管理平台符合国家政策要求，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，在会计文件共享领域树立了行业标杆。

合思档案凭借其全面的解决方案、强大的产品功能、显著的核心亮点、丰富的产品价值、多样的典型使用场景、成功的实践案例以及独特的市场定位与差异化优势，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计文件共享，推动会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的电子会计档案管理服务，助力企业实现会计文件共享的高效与便捷。

合思在全国多地设有服务网络，提供便捷的联系方式，电话 400 – 105 – 6505、网站 www.hosecloud.com，以及微信公众号和微信小程序二维码。欢迎企业咨询使用合思档案，现在还可以免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章，让会计文件共享为企业发展注入新动力。