在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域正式推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同精准的导航，引领我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集就像一座知识宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业在电子会计档案管理方面提供了宝贵的经验和指引。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司的案例，一同探寻合思档案的魅力。
好想你：传统档案管理的困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的纸质档案管理模式逐渐成为了企业前进道路上的绊脚石。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工仔细核对，这不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和资源，给企业的财务管理带来了极大的困扰。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。当企业需要查阅某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在一定程度上影响了企业的决策效率和工作进度。
大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本居高不下。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理。这些额外的成本给企业带来了不小的负担，也影响了企业的经济效益。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了传统档案管理中数据分散的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等相关数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关数据，大大提高了工作效率。这种数据同源的方式，就像为财务人员打造了一个高效的信息宝库，让他们能够快速准确地获取所需信息，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
自动组装档案助力高效审计
合思档案实现了档案的自动组装，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案快速获取所需信息，减少了对纸质档案的依赖，降低了审计成本。同时，自动组装的档案数据更加准确、完整，为审计工作提供了可靠的依据，有效防范了审计风险。 -
实物高效管理精准定位查询
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都对应着一个唯一的二维码，查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这种高效的实物管理方式，就像为档案管理安装了一个精准的导航系统，让档案的查阅和管理变得更加轻松快捷。不仅提高了档案的利用率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险。
显著成效：数据见证实力
合思档案的应用，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案的自动化归档功能大大减少了人工操作的时间。通过自动识别、分类和存储档案数据，工作人员无需再进行繁琐的手动归档工作，减少了90%的人工耗时。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。
在总部接收管理方面，合思档案实现了档案数据的实时传输和共享，总部能够及时获取各部门的档案信息，减少了80%的管理耗时。这使得总部能够更加及时、准确地掌握企业的财务状况，为企业的决策提供了有力的支持。
在借阅管理方面，合思档案的电子借阅功能实现了档案的在线借阅和归还，减少了67%的管理耗时。查阅者可以通过系统在线申请借阅档案，管理员可以实时审批和管理借阅流程，大大提高了借阅效率。同时，电子借阅记录也为档案的安全管理提供了有力的保障。
从成本角度来看，合思档案的应用预计每年可为企业减少综合成本20万元。通过减少人工成本、空间成本和管理成本等，企业的经济效益得到了显著提升。这充分证明了合思档案在提高企业管理效率、降低成本方面的强大实力。
合思档案：价值与前景展望
合思档案作为一款优秀的财务合规工具，具有众多显著的价值和优势。它实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，工作人员可以随时随地通过电子档案查阅所需信息，为企业的决策提供了有力的支持。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，有效防范了财务风险。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来的发展中，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。它将不断创新和优化，为企业提供更加优质、高效的服务，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。
如果您也想体验合思档案这款优秀的财务合规工具带来的便捷和高效，不妨立即行动起来。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章。
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