在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代已然来临。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加速推进。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，传统纸质档案管理存在诸多行业痛点。企业高管面临着巨大的困扰，纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。财务人员更是苦不堪言，档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情消磨殆尽。业务人员也有自己的难题，出差、招待后的报销，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量时间。
面对这些挑战和痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的费用归档管理解决方案。
专属方案：解锁不同角色费用归档管理新体验
合思档案针对不同角色精心打造了专属解决方案，构建了一套完整的解决方案体系，助力企业实现高效的费用归档管理。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它就像一位精明的管家，将企业的财务档案数据进行有序整理和汇总，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对这些数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，实现降本增效，推动企业决策数智化发展。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到了极大提升。它让档案数据同源，数据全流程透明流转，告别了重复低价值的工作。工作人员可以轻松监控和分析数据，就像在明亮的房间里操作，一切都清晰可见。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅功能让审计工作变得轻松快捷，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，满足企业不同场景下的费用归档管理需求。它就像一个万能钥匙，能够自动匹配发票、回单、凭证、单据、自定义档案，确保应收尽收。
核心功能：重塑费用归档管理传统模式
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相较于传统方式具有显著优势，为企业的费用归档管理带来了质的飞跃。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的完整性。
智能制档功能让费用归档管理变得更加轻松高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
在档案管理功能上，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
实际案例：见证合思档案费用归档管理成效
众多企业已经选择合思档案，通过实际应用见证了其在费用归档管理方面的显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。在应用合思档案后，该企业取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时低碳环保。应用后，该企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的费用归档管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，实现了良好的管理成效。如果您也想体验高效的费用归档管理，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/27018.html
