行政成本控制：合思助力企业财务数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，行政成本控制成为众多企业关注的焦点。如何在保证业务正常运转的前提下，有效降低行政成本，提高财务管理效率，是每个企业都面临的挑战。让我们通过几个实际的客户案例，来看看合思是如何帮助企业解决这些问题，实现财务数字化转型的。

案例引入：企业财务数字化困境凸显

有一个畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。它拥有覆盖全国的销售版图，供应链错综复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，整个运营过程繁杂且低效。在行政成本控制方面，差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。

某知名头部数字阅读品牌也面临着类似的问题。其数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低，行政成本居高不下。

世界500强旗下教育服务品牌同样在财务数字化方面遭遇困境。企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险，行政成本控制难度较大。

还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低，行政成本在无形之中不断增加。

业务痛点剖析：探寻行政成本控制难题根源

• 零食品牌：管理低效掣肘成本控制
  该国民经典零食品牌的差旅管理和财务核算存在诸多问题。差旅平台对账不灵活，使得财务人员在处理费用时需要花费大量时间进行调整和核对。核算精细化管理要求高，但人工记账方式难以满足这一需求，还需在Excel中进行二次整理，不仅增加了工作量，还容易出现错误。这种低效的管理方式导致行政成本居高不下，严重影响了企业的盈利能力。

• 数字阅读品牌：数据分散阻碍成本管控
  数字阅读品牌的数据分散在多个系统，业务流程断裂，导致费用管控无法有效落地。每个月大量的单据处理和凭证打印粘贴工作，让财务人员陷入低价值的重复劳动中，人效低下。数据整合难度大，使得企业无法及时准确地掌握费用情况，预算超标情况时有发生，行政成本控制成为空谈。

• 教育服务品牌：系统独立增加成本风险
  教育服务品牌的业务、财务系统相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票处理和实物存档管理不仅耗费大量的时间和人力，还存在合规风险。实物存档占用物理空间大，需要专人管理，成本高，档案损坏还可能导致企业面临法律风险，行政成本控制面临巨大挑战。

• 业务广泛企业：报销繁琐拉高行政成本
  业务覆盖面广的企业出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长。日均大量的订单需要财务手工录入、审批和记账，不仅效率低，还容易出错。这种繁琐的报销流程不仅增加了员工的负担，也使得行政成本大幅上升，影响了企业的运营效率。

合思方案登场：精准解决行政成本控制难题

• 零食品牌：一站式解决方案优化管理
  合思为国民经典零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等功能，有效解决了差旅平台对账不灵活和人工记账的问题。这种一站式的解决方案，优化了企业的财务管理流程，提高了工作效率，降低了行政成本。

• 数字阅读品牌：业财融合提升成本管控能力
  合思为数字阅读品牌提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案确保了财务准确性符合上市要求，提升了财务及时性。通过实现全场景无需报销和全面数字化转型，企业能够实时掌握付款进度，提升档案整理效率，减少差旅超标和人力成本，保障费用合规，有效提升了行政成本控制能力。

• 教育服务品牌：电子化档案管理降低成本风险
  合思为教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案广泛连接异构系统，实现档案应收尽收，具备自动归档、智能组单等功能。通过自动封装接口40种 + ，0开发成本介入，完成档案数据来源的整合，再经过接口传输、自动归档等步骤，实现了电子化会计档案管理。这不仅降低了实物存档的成本和风险，还提高了财务管理效率，为行政成本控制提供了有力支持。

• 业务广泛企业：创新报销模式降本增效
  合思为业务覆盖面广的企业提供的无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。签约合思后，企业实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。这种创新的报销模式，简化了报销流程，提高了业财协同效率，降低了行政成本，真正实现了企业降本增效。

方案实施路径：稳步推进行政成本控制变革

• 零食品牌：有序推进消费与财务流程
  国民经典零食品牌在员工消费环节，差旅申请经业务审批后，可在合思商城或TMC订购。后续财务核算、记账和档案管理按相应流程进行。通过有序推进各个环节，企业逐步实现了财务管理的数字化转型，有效控制了行政成本。

• 数字阅读品牌：精心选型开启业财建设之旅
  数字阅读品牌通过构建精细的系统服务商的选型模型，最终选择与合思合作。利用合思方案助力业财平台建设，逐步解决数据分散和费用管控难题。在实施过程中，企业不断优化业务流程，提高财务管理效率，为行政成本控制奠定了坚实基础。

• 教育服务品牌：无缝连接实现电子化档案管理
  教育服务品牌通过自动封装接口40种 + 广泛连接异构系统，0开发成本介入，完成档案数据来源的整合。再经过接口传输、自动归档等步骤，实现了电子化会计档案管理。这种无缝连接的方式，确保了方案的顺利实施，有效降低了行政成本和合规风险。

• 业务广泛企业：全面升级报销与财务管理体系
  业务覆盖面广的企业签约合思后，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。通过全面升级报销与财务管理体系，企业简化了报销流程，提高了业财协同效率，降低了行政成本，提升了企业的整体运营效率。

实施成果展示：行政成本控制成效显著

• 零食品牌：节约成本提升财务效率
  国民经典零食品牌实施合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，数据采集与校验更高效，线上线下一体化管理，智能关联清晰明了。这些成果不仅有效控制了行政成本，还提高了企业的财务管理水平。

• 数字阅读品牌：多维度增效降本合规
  数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率等；降本方面，减少差旅超标、人力成本等；合规方面，保障费用合规，贴合档案法要求；先进方面，实现全场景无需报销和全面数字化转型。通过多维度的提升，企业有效控制了行政成本，提升了综合竞争力。

• 教育服务品牌：标杆示范提升财务自动化率
  教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%。这些成果不仅降低了行政成本，还为企业的财务管理树立了标杆。

• 业务广泛企业：高效协同实现降本增效
  业务覆盖面广的企业“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，有效控制了行政成本。

客户评价反馈：高度认可合思解决方案

国民经典零食品牌财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，解决方案可供其他门店企业参考。

数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务管理效率提升、成本降低效果显著。

业务覆盖面广的企业与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

行动号召：开启行政成本控制新征程

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等28项主要功能。它秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，严格遵守国家和地区的法律法规要求，确保业务的合法性和安全性。合思与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。

如果您的企业也面临行政成本控制难题，想要实现财务数字化转型，不妨选择合思的解决方案。现在，您可以免费试用合思系统，亲身体验其带来的高效财务管理体验。如有需求，可联系合思，城市覆盖北京、上海等多个城市，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com 。让我们携手合思，开启行政成本控制的新征程！