合思档案：引领企业档案合规管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，国家对数电票的政策推进正以前所未有的力度重塑企业财务档案管理格局。到2025年，数电票将实现全覆盖，这一目标犹如一面鲜明的旗帜，指引着企业迈向财务档案管理的新时代。2023年4月28日，九部委联合发布的财会[2023]7号文件，明确推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。在这样的政策背景下，企业财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设成为亟待“恶补”的短板。

数电票不同于传统发票，它须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的要求，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。在这个关键时刻，电子会计档案管理平台的重要性不言而喻，而合思档案将以其卓越的解决方案，引领企业应对这些挑战。

市场形势：数电票浪潮下的管理困局

随着政策的不断推进，数电票在企业财务领域正经历着快速扩张。在收票方面，一系列政策的出台使得电子发票接收变得合法合规。2016年1月1日实施的《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，2020年3月23日发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》进一步肯定了电子凭证的法律效力。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面却面临着诸多问题。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而烦恼。这些纸质档案不仅耗费了大量的资金用于存储和管理，而且由于缺乏有效的数据汇总和整理，使得企业在决策时难以获取准确的信息，严重影响了决策效率和资源配置。

财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理这些数据不仅耗费大量时间，而且需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作消磨了他们的工作热情，降低了工作效率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量时间，影响了业务的正常开展。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题不仅浪费了企业资源，还导致内部协作滞后，财税管理低效。

痛点剖析：传统管理方式的弊端尽显

从不同层面来看，传统的财务档案管理方式存在着诸多弊端。对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，储存占地的同时，档案数据没有得到有效的汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策过程中缺乏准确的数据支持，严重影响了决策效率和资源配置，阻碍了企业的发展。

财务人员在面对海量的档案数据时，往往感到力不从心。整理这些数据需要耗费大量的时间和精力，手动逐一匹配、核对确认的工作不仅枯燥乏味，而且容易出错。这种重复性的低价值工作消磨了财务人员的工作热情，降低了工作效率，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

业务人员在日常工作中也深受传统报销流程的困扰。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了大量时间，影响了业务的正常开展。在这个快节奏的时代，时间就是效率，繁琐的报销流程无疑成为了业务发展的绊脚石。

从成本和风险角度来看，纸质档案存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本主要体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题浪费了企业资源，导致内部协作滞后，财税管理低效，严重影响了企业的竞争力。

解决方案：合思档案的全面创新之策

面对企业在财务档案管理方面的诸多问题，合思档案提出了一套全面的解决方案策略。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，帮助企业实现思维方式的转型。针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。

合思档案的解决方案符合国家政策要求，能够帮助企业应对数电票管理要求的特殊性，实现财务档案管理的合规化、自动化和数字化。它就像一位贴心的财务管家，为企业解决了财务档案管理的后顾之忧。

核心模块：功能强大优势凸显

合思档案的核心模块具有强大的功能和显著的优势。它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，功能模块涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，它能够提高档案管理效率、释放档案数据价值。无论是对于大型企业还是小型企业，都能够满足其对海量数据管理的需求。

档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，它帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身的需求，灵活调整档案管理的范围和方式，提高档案管理的灵活性和适应性。

数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这一解决方案能够帮助企业更好地应对数电票管理的挑战，提高数电票管理的效率和准确性。

竞争优势：独特之处脱颖而出

相较于其他产品，合思档案具有独特的竞争优势。它便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，提升检索效率、降低查询难度。

合思档案实现了显著的降本增效。它能够节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”。在当前经济环境下，企业对于成本控制的需求日益强烈，合思档案的降本增效优势无疑为企业提供了一个理想的选择。

合思档案具备广泛连接的能力，它可以连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这使得企业的财务档案管理更加高效、准确，减少了人为错误的发生。

此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，保障了产品的安全性和可靠性。企业可以放心地使用合思档案进行财务档案管理，不用担心数据安全问题。

成功案例：实践见证卓越成效

众多成功案例证明了合思档案解决方案的有效性。某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，管理成效显著。业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案统一储存，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理各环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

服务体系：全方位保障客户需求

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能够享受到合思的优质服务。

合思的联系方式十分便捷，包括地点（北京、上海、杭州等多地）、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户随时联系和获取服务。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。为不同角色提供针对性的服务，如为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供不同的解决方案，满足不同客户的需求。

结尾：选择合思档案开启管理新征程

合思档案在解决企业财务档案管理问题方面具有显著的优势和价值。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案以其全面的解决方案、先进的核心模块、显著的竞争优势和优质的服务体系，成为企业的理想选择。

众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性。企业选择合思档案，能够提升财务档案管理效率，挖掘财务档案数据价值，打响数字化转型决胜之战。如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨现在就点击免费试用，开启企业档案合规管理的新时代！