在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着传统档案管理的重重困境。2025年数电票将实现全覆盖，这给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业各个角色都在传统档案管理中备受困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥潭，耗费大量时间。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据利用低效。同时，高合规风险也不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还容易因不可抗力损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理带来了曙光。政策明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，并且强调要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。
合思档案解决方案：开启智能管理新篇章
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧大脑。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，大大提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，同时提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也发挥着重要作用。它可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收。这样一来，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。
合思档案核心功能：铸就高效管理利器
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多源采集：灵活多样，全面覆盖
合思档案的多源采集功能强大而灵活。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了发票数据管理的全面性和准确性。 -
智能制档：精准关联，高效整合
在智能制档方面，合思档案表现卓越。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，极大地提升了发票数据管理的效率。 -
档案管理：精细管控，安全合规
合思档案在档案管理上做到了精细管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，维护、新增档案字段，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些措施确保了发票数据管理的安全合规。 -
档案应用：便捷查询，高效利用
在档案应用方面，合思档案提供了便捷的查询和高效的利用方式。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务可使借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，具备静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能，让发票数据管理更加高效便捷。
合思档案应用案例：见证实际卓越成效
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案例一：海量单据企业的管理变革
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，1分钟就能快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提升了发票数据管理的效率。 -
案例二：集团型企业的标准化之路
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了发票数据管理的质量和效益。 -
案例三：低效档案管理企业的破局之道
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案提供了数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的发票数据管理带来了质的飞跃。 -
案例四：民办教育集团的智能管理转型
某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了发票数据管理的流程和体验。
合思档案始终坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多知名企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育等都选择了合思档案，并且取得了良好的效果。如海亮教育共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团无纸化，管理效率大大提升。
电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案具备广泛连接、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接持续迭代等能力，能够满足企业的需求，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想解决档案管理难题，实现数字化转型，不妨免费试用合思档案，开启发票数据管理的新时代。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
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