在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战。市场增速放缓，企业利润增长也变得愈发艰难，仿佛陷入了一个“净利润黑洞”。其中，惯性思维、业财脱节、预算失控成为了阻碍企业挖掘净利润的三大难题。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个隐藏的“利润杀手”，每天都在不知不觉中侵蚀着企业的净利润。
差旅成本不仅仅是机票、酒店等显性支出，还包括员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。这些成本不仅直接影响企业的财务支出和现金流储备，而且其管理流程和制度的合理性，还会产生超乎想象的弹性空间。因此，差旅成本管控成为了企业立竿见影的降本方式。
然而，企业既要拓展业务、又要降低差旅成本、还要保证员工体验，传统强硬压缩差标、降低出差频率、牺牲员工出差体验等影响运营效率的方式显然不可取。企业迫切需要找到一个科学的平衡点，实现差旅成本的精细化管理。
合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，为企业提供了一个可行的解决方案。该报告展现了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效。合思的电子化会计档案在其中发挥了重要作用，为企业差旅管理提供了有力支持。
合思差旅管理方案全景呈现
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业带来了全面且数智化的差旅管理解决方案。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子化会计档案等全方位财务数智化服务。其电子化会计档案能够对差旅相关的各类票据、凭证等进行高效管理，实现快速检索和精准存储，大大提高了企业财务管理的效率。
在“用”的方面，合思全流程数智化差旅管理解决方案实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源。例如，在预订机票和酒店时，系统会自动对比不同平台和供应商的价格，为企业节省成本。
在“管”的方面，合思不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更让全员参与到差旅管理中来。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”。借助AI技术，电子化会计档案的管理更加智能和高效，能够自动识别和分类票据，减少人工操作的误差。
此外，合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。这确保了员工出差海外时能够快速获取高性价比的出行选择，同时电子化会计档案也能对这些海外差旅费用进行准确记录和管理。
核心功能优势尽显风采
合思的差旅管理解决方案拥有众多核心功能和优势，为企业实现差旅成本的有效管控提供了强大助力。
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，激发了员工节约差旅成本的积极性。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。电子化会计档案可以清晰记录每一笔奖励的发放和使用情况，方便企业进行统计和分析。
合思还采取了更加灵活的差旅标准调整策略。在旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准。这样既能保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制。电子化会计档案能够实时记录差旅标准的调整情况，为企业的成本核算提供准确依据。
基于BI差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。电子化会计档案在其中扮演着重要的数据支撑角色，为风控系统提供了准确、完整的差旅数据。
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，还能自动计算各项合理差旅预算等。电子化会计档案与这些AI功能紧密结合，进一步提升了企业差旅管理的智能化水平。
实际场景案例彰显价值
在不同的应用场景中，合思的差旅管理解决方案都展现出了卓越的实际效果和价值。
在下沉市场场景中，2024年上半年，三四线及以下城市的差旅业务占比已经稳步上涨到24%，但大部分企业目前管控维度仅支持到“市”，无法精准控制、科学调整。某连锁零售企业与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子化会计档案详细记录了这些差旅数据的变化，为企业的决策提供了有力支持。
在国际差旅场景中，出海业务增加了企业国际差旅管理需求。合思通过整合全球资源，为企业提供高性价比的出行选择，配备7*24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。合思商城通过全球四大GDS供应商和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控；在已签约的全球200万 + 酒店中，支持企业通过差标、星级、淡旺季等维度的管控，可提供企业自有协议的线上托管服务。电子化会计档案对国际差旅的各项费用进行了精准记录，方便企业进行跨国财务管理。
在线下消费管控场景中，企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目，金额占比高达31%，企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定真实性。合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工可通过特制二维码实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。某企业应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在违规情况，损失金额超过60000元，该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。电子化会计档案在这一过程中，准确记录了每一笔线下消费的详细信息，为企业的合规管理提供了重要依据。
在数电票时代，企业差旅管理需“全链路应战”。合思电子化会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。
对于企业而言，真正需要的是一个“用起来节省，管得住浪费”的平台。合思全流程数智化差旅管理解决方案能在节省显性成本的同时，进一步实现针对隐性浪费的管控之道，同时还能够充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。电子化会计档案作为合思解决方案的重要组成部分，为企业的差旅管理提供了坚实的基础。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想体验合思差旅管理解决方案的强大功能，不妨免费试用，开启企业差旅管理的全新征程。
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