合思档案：开启企业财务资料保管新时代

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业的财务资料保管带来了全新挑战。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，由于数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务资料保管要求。

然而，在纸电混合时代，企业在财务资料保管方面面临着诸多痛点。企业高管深受纸质档案管理成本高、占地大的困扰，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

传统的档案管理存在着高显性成本，比如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来存储；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；同时还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案也可能因不可抗力而损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未能解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体也影响了企业全面数字化进程。

合思档案：企业财务资料保管的理想之选

合思档案，作为解决企业财务资料保管痛点的领先方案，脱颖而出。合思创立于2014年，一直致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻理念，服务未来财务人。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据市场占有率第一的位置。

合思在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，构建了敏捷的财务收支管理平台。为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，服务企业客户超过6000家。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的财务资料保管需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。同时，合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项权威认证，国家四部委官方试点100%成功验收，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，为企业的财务资料保管提供了可靠的保障。

合思档案功能概览

• 多源采集：数据获取的智慧之选
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业财务资料的全面采集。

• 智能制档：高效整合财务资料
  智能制档功能让会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高财务资料保管和利用的效率。

• 档案管理：灵活定制的管理模式
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业提供了个性化的财务资料保管方式。

• 档案应用：便捷查询与高效利用
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。同时，实现档案借阅服务，借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还，提升了财务资料的利用效率。

合思档案核心亮点

• 便捷调阅与混序归集：突破传统限制
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，为企业的财务资料保管带来了全新的体验。

• 合规管理：确保财务资料合法合规
  合思档案做到应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为企业的财务资料保管提供了坚实的合规保障。

• 大数据处理：高效挖掘数据价值
  大数据解决方案是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，让企业的财务资料在保管的同时能够发挥更大的价值。

• 档案扩展：自定义管理更灵活
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的财务资料保管需求。

合思档案为不同角色带来的价值

• 助力CEO/高管决策数智化
  对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务资料保管和利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的长远发展提供有力支持。

• 提升归档员/财务工作效率
  归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的财务资料保管工作中解脱出来，专注于更有价值的财务分析和决策支持工作。

• 方便外部审计工作开展
  对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案典型使用场景

• 大规模企业的高效管理
  对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题一直是困扰。合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，为大规模企业的财务资料保管提供了高效的解决方案。

• 集团型企业的标准化管理
  集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，满足集团型企业对财务资料保管的严格要求。

• 多系统互联企业的集成管理
  多系统数据互联的企业面临着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，为多系统互联企业的财务资料保管提供了一体化的解决方案。

• 教育集团的智能化管理
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案可实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案可搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为教育集团的财务资料保管提供了智能化的解决方案。

合思档案成功案例展示

合思档案拥有众多成功案例，客户名录涵盖事业单位及院校、央企，如广东某高校、某研究院、中交集团等；行业领军企业，如好想味、金牌厨柜、DERLOOK等；国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等。

海亮教育表示在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记提到公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院称单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

合思档案市场定位与差异化优势

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，在档案著名学者的研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。

它具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，符合国家政策要求，满足国家关于电子会计档案管理的相关政策，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等，为企业的财务资料保管提供了可靠的保障。

在当前经济环境下，合思档案能为企业解决内外交困的财务资料保管问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化建设中发挥重要作用，持续助力企业实现全面数字化转型。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，欢迎通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。期待企业选择合思档案，开启高效财务资料保管之旅，现在点击免费试用，亲身体验合思档案的强大功能！