数字档案管理系统：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一变革，让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本的巨大压力，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用；财务人员需耗费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐。同时，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。这些痛点，让企业对高效的数字档案管理系统的需求愈发迫切。

多元方案精准破局

面对企业在档案管理方面的重重痛点，合思数字档案管理系统应运而生。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思数字档案管理系统可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，能显著提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

全面功能彰显专业

合思数字档案管理系统拥有丰富全面的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在数据采集方面，具有多源采集功能。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；同时还支持手动采集，可自主补录零散会计资料。

智能制档功能更是强大。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能；字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。

此外，系统具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集（外部生态和内部多种采集方式）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层相关功能。

核心亮点独具优势

合思数字档案管理系统具有众多核心亮点，彰显其独特优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能。

提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

多维价值驱动发展

合思数字档案管理系统为企业带来了显著的价值体现。

显著的降本增效是其一大突出价值。它能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。

通过资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，合思数字档案管理系统能满足这些需求。

助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，满足国家政策要求，保障财务合规。

典型场景直观呈现

合思数字档案管理系统在多个典型场景中发挥着重要作用。

企业高管可通过该系统沉淀数据资产，助力企业决策数智化，降本增效，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。

财务人员能提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，还可在审计时无需与审计重复沟通补充资料。

业务人员出差、招待后报销无需留存再上交纸质票据，流程更简便。

外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，提高审计工作的便利性和安全性。

成功案例见证实力

众多企业通过使用合思数字档案管理系统，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思数字档案管理系统提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思数字档案管理系统的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思数字档案管理系统的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的档案管理问题。合思数字档案管理系统的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位凸显差异

合思数字档案管理系统是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

其自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。

提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有档案扩展解决方案。

可视化的规则引擎提供多种组合形式的档案匹配组装能力，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，具有证据链完整性解决方案。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思数字档案管理系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。它在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。诚邀企业选择合思数字档案管理系统，开启免费试用，共同开启高效、合规、数字化的档案管理之旅，共同迎接企业数字化建设的未来。