合思档案：开启财务数智化档案归档最佳实践新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。

电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。与此同时，《电子会计档案实践案例集》基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，为企业提供了极具价值的参考和借鉴，堪称档案归档最佳实践的范例。

市场风云：电子凭证改革下的机遇与挑战

电子凭证开具端如今已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。

会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化目标。

然而，在当前市场形势下，企业在财务档案管理方面面临着诸多挑战。传统纸质档案管理方式存在档案管理成本高、存储隐患大、利用效率低等问题，难以适应电子凭证改革的要求。在国家政策的推动下，电子凭证数字化转型已是大势所趋，企业必须积极响应，以提升自身的财务管理水平和竞争力，探寻档案归档最佳实践的路径。

痛点剖析：企业财务档案管理的困境

在财务档案管理的道路上，众多企业遭遇了重重困难。

好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求，这显然与档案归档最佳实践背道而驰。

COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，对于电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。

云南菜品牌连锁经营同样饱受纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等痛点的困扰。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案散落于各个系统，数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务需临时保管1年后移交综合档案管理。在存储环节，需要独立的档案室来管理纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极为低下。

策略应对：合思档案的整体解决方案

合思档案针对企业在财务档案管理中遇到的痛点，提出了一套全面的整体解决方案，是档案归档最佳实践的有力践行者。

合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。智能采集方面，涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），确保能够高效地获取档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理提供了坚实的基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案管理的规范和安全。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力支持。

合思档案打破了数据孤岛，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能有效提升了工作效率。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。同时，以政策为导向，聚焦财务档案，助力企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，推动企业实现电子凭证全流程无纸化，真正实现档案归档最佳实践。

核心模块：合思档案的强大功能

合思档案拥有多个核心模块，为企业的财务档案管理提供了强大的支持，是档案归档最佳实践的核心支撑。

档案采集采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保档案数据能够高效获取。

档案制档实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的准确性和合规性。

档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全和规范。

档案利用提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便企业对档案进行查询和使用。

优势凸显：合思档案的竞争王牌

与市场上其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，是当之无愧的档案归档最佳实践典范。

合思档案能够帮助企业实现显著的降本增效。例如，好想你通过使用合思档案，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

合思档案具有强大的合规性。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供全面、专业的服务支持。

合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善，具有成熟的技术和丰富的经验。

案例见证：合思档案的实际价值

多个不同行业的成功案例充分展示了合思档案在实际应用中的效果和价值，是档案归档最佳实践的生动体现。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，自动组装功能让审计更加便捷，实物管理也更加高效，减少了人工耗时和管理成本，提升了工作效率。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化和资产化效果显著，减少了纸张使用和存储空间，节约了成本，提升了报销效率。

云南菜品牌连锁经营引入合思档案后，实现了财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了全面无纸化管理。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，搭建了业务证据链，实现了数据共享和银行回单无纸化，减少了档案匹配和查询耗时，预估节省总体成本30万 +/年，保证了档案合规性。

服务保障：合思的全方位支持

合思为客户提供了完善的服务体系，确保客户能够充分享受到档案归档最佳实践带来的便利。

合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断投入研发资源，提升产品的性能和功能，为客户提供更优质的产品和解决方案。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务和支持。

通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，扩大服务范围，为客户提供更全面的服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。

回顾合思档案在财务数智化领域的发展和成就，我们可以清晰地看到它对企业的重要意义。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，这充分体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。

合思档案将继续紧跟电子凭证改革的步伐，不断创新和完善产品，为企业提供更优质的服务，助力企业在财务数智化转型中取得更大的成功。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，合思档案将在其中发挥重要作用。

如果您也想体验档案归档最佳实践带来的便利，不妨免费试用合思档案，开启财务数智化的新征程！