在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，在这看似美好的变革背后，企业在财务档案管理方面却面临着重重困境。纸质档案管理存在诸多痛点，以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，查找纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，根本无法满足现代企业的管理要求。
许多企业在财务档案管理上还存在数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。如海亮教育科技服务集团，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难重重。实物档案资料的存储占用了大量的物理空间，还需要专门设置人员进行管理，成本高昂。并且，实物档案损坏的情况时有发生，企业面临着较大的风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。此外，无法最大化发挥档案价值，实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产利用效率极低。高新兴科技集团同样存在档案管理成本高、存在隐患以及利用效率低等问题。报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
面对企业在财务档案管理方面的诸多难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的财务数据整合方案。
财务数据整合方案之合思档案全景剖析
合思档案是合思推出的一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。其功能蓝图十分强大，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）作为支撑。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
合思档案的成长历程丰富且辉煌。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案可实现财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档是智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理是精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用是多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。它能实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
财务数据整合方案之核心功能优势尽显
合思档案具有诸多显著的核心功能与优势，为企业提供了高效的财务数据整合方案。首先，它具有低开发成本的优势，可对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这使得企业无需投入大量的资金和精力进行系统开发，就能够实现档案数据的高效采集和管理。
其次，合思档案能实现自动制档，释放财务人员精力。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这大大提高了财务工作的效率，减少了人工错误的发生。
再者，它支持档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这使得企业的财务人员能够更加便捷地获取所需的档案信息，提高了工作效率。
最后，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
财务数据整合方案之应用案例成效卓著
合思档案在众多企业中得到了广泛应用，为企业带来了显著的效益，充分体现了其财务数据整合方案的强大解决问题能力。在好想你健康食品股份有限公司的案例中，合思档案为其提供了打破壁垒，数据同源的解决方案。为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师通过上线合思档案电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率；深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益明显，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁企业与合思合作，合思落地财务数字化提高总部&门店业财融合效率80%。使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，实现了看得见的降本增效；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然；业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案的解决方案，统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；搭建会计资料之间关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益可观，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案作为一款优秀的财务数据整合方案，能助力企业解决财务档案管理难题，实现数字化和绿色化协同转型。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛的客户群体，截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案有众多成功案例，为不同行业的企业带来了显著的效益，企业可借鉴这些案例，选择合思档案开启财务数智化转型之路。
如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例，还能免费试用合思档案，抓住机遇，让您的企业实现更好的发展。
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