合思档案：引领企业电子会计档案管理新变革

在企业财务数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。它不仅是企业全面数字化的“最后一公里”，更是应对数电票全覆盖等新挑战的关键。北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，在这一领域占据着重要地位。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。

市场形势：政策与需求双轮驱动

发票相关法律法规的不断完善，为电子会计档案管理市场的发展提供了坚实的政策基础。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，且与纸质会计档案具备同等法律效力。这一政策导向，极大地推动了电子会计档案管理的发展。

同时，数电票的快速扩张也给企业财务档案管理带来了新的挑战和机遇。在收票方面，电子发票的接收需要合法合规；在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

此外，企业在数字化转型过程中，对电子会计档案管理的需求也日益增长。传统的纸质档案管理存在成本高、效率低、合规风险大等问题，而电子会计档案则能够有效解决这些问题。无论是从政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标来看，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

痛点分析：传统档案管理的困境

在传统档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理的高成本和低效率而烦恼。纸质档案的储存不仅需要占用大量的空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。这使得企业在决策过程中缺乏准确的数据支持，影响了企业的发展。

财务人员则面临着繁重的档案整理工作。档案数据量大，整理过程需要手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费时间，而且枯燥繁复，极大地降低了工作热情。这种低效率的工作方式，也影响了财务工作的准确性和及时性。

业务人员在出差、招待后报销时，需要留存并上交纸质票据，流程繁琐，耗费大量时间。这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的运营效率。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

解决方案整体策略概述：合思档案的全方位赋能

合思档案为不同角色提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

核心模块：强大功能铸就卓越管理

1. 多源采集模块
   发票相关法律法规对会计资料的采集和管理有着明确的要求。合思档案的多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式。
2. 智能制档模块
   该模块实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
3. 档案管理模块
   合思档案的档案管理模块支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
4. 档案应用模块
   该模块支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

竞争优势：合思档案的独特魅力

合思档案相较于其他同类产品具有诸多独特优势。它可实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%。

拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

具备完善的证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

成功案例：真实见证合思档案的实力

某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

结尾：选择合思档案，开启财务数字化新征程

合思档案坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。它能够助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业，充分体现了合思档案的实际应用效果和客户认可度。

合思在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等多种联系方式，方便企业咨询和获取服务。无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，合思档案都能为企业提供专业、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，帮助企业实现全面数字化转型。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击链接免费试用，开启企业财务数字化管理的新篇章！