在当今数字化浪潮风起云涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的必由之路。传统的财务管理模式，在市场竞争的加剧和企业业务不断拓展的双重压力下，逐渐暴露出诸多弊端，已难以满足企业的发展需求。企业急需借助先进的技术和解决方案，实现财务数字化转型，以此提高效率、降低成本、增强合规性。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为众多企业解决了财务数字化转型过程中的难题，在跨部门费用管理方面发挥了重要作用。接下来，我们将通过赛傲生物的案例，深入了解合思在助力企业跨部门费用管理数字化转型中的卓越表现。
赛傲生物：传统费用管理痛点凸显
赛傲生物成立于2010年，总部位于上海，是一家颇具创新精神的细胞生物制药企业。公司专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务等领域，在上海、北京、广州、重庆、徐州、杭州等地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库。
然而，随着企业的发展，赛傲生物在跨部门费用管理方面面临着诸多痛点。此前，赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立，缺乏有效的协同。尤其是提报申请仍停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一，效率低下。尽管部分过程采用了OA、ERP等系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，各部门之间信息流通不畅，导致费用管控难度大、财务风险较高。
在员工差旅这一高频使用场景中，员工仍需采用纸质单据填报申请，不仅审批流程较长，而且预算超标情况时有发生。行政部门物品采购虽然采用钉钉审批，但由于审核流程不规范、人员变动更新不及时等原因，采购进度常常被延迟。
财务部门更是深受其害，人均需处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量的工作时间都陷入到事务性工作中。同时，依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，难以对业务侧提供及时的决策依据。赛傲生物迫切需要一套完善的解决方案来解决这些跨部门费用管理难题。
合思方案：精准破题跨部门费用管理困境
针对赛傲生物在跨部门费用管理方面的痛点，合思为其量身定制了一系列具体的解决方案。
- 项目管理全流程精细化
项目管理过程主要分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。为了保证项目信息完整性，在立项申请过程中，合思系统关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。这样一来，项目相关信息一目了然，便于各部门之间的沟通和协作。
任何涉及项目主计划内容变更时，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。这确保了项目信息的实时更新和准确性，避免了因信息不一致而导致的费用管理混乱。
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时，会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。通过这种方式，实现了对项目费用的精细化管理，有效避免了费用超支的情况发生。
结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。这使得企业能够更加清晰地了解项目的成本结构和资源利用情况，为决策提供有力支持。
- 采购流程重塑与线上化管理
合思重塑了赛傲生物的采购流程，将申请、采购、付款等流程全部关联起来，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。这使得采购过程更加透明，各部门之间能够实时掌握采购动态，提高了采购效率和协同性。
根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。这样可以确保不同部门的人员只能访问和操作其权限范围内的信息，提高了数据的安全性和管理效率。
建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。这不仅减少了人工操作，提高了财务核算的准确性和效率，还实现了采购与财务的无缝对接，加强了跨部门之间的协作。
赛傲生物：应用合思方案成效显著
赛傲生物应用合思的解决方案后，在跨部门费用管理方面取得了显著的成果。
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报销效率大幅提升
员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。采用移动 + PC多端报销的形式，员工可以随时随地发起报销申请，极大地提高了报销的便捷性。审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整，付款进度实时掌控。这使得报销流程更加透明、高效，减少了员工的等待时间，提高了员工的满意度。 -
费用管理精细化
细化费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征，将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型。个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等。通过这种精细化的费用管理方式，企业能够更加准确地掌握各项费用的支出情况，加强了对费用的管控。 -
支持业务决策
合思BI报表分支支持业务决策，各部门不同费用变动实时更新，生成动态看板。费用支出异常波动直观可见，提醒管理层及时做出调整。这使得企业能够及时发现费用管理中存在的问题，采取相应的措施进行优化，为企业的决策提供了有力支持。 -
备用金管理灵活可追溯
备用金管理灵活可追溯，借款后在线上报销时核销借款，或在合思APP手动还款。报销时如有历史借款，限制优先关联历史借款单，核销借款。借款后，本人与财务人员均可通过合思把控实时查看借款、已还款、待还款情况。个人借款单及预付款自动生成凭证，但手动还款不生成，需经财务确认。这种灵活可追溯的备用金管理方式，提高了资金的使用效率，降低了财务风险。
合思方案：价值凸显展望未来
合思为赛傲生物提供的财务数字化解决方案，成功解决了赛傲生物在跨部门费用管理方面的诸多痛点，实现了报销效率提升、费用管控加强、财务核算效率提高等显著成果，有力地推动了赛傲生物的业财一体化建设。
未来，随着企业的不断发展和业务的持续拓展，赛傲生物有望借助合思的解决方案进一步优化财务管理流程，提升企业的核心竞争力，实现更加稳健的发展。
如果您的企业也面临着跨部门费用管理和财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思愿意为您提供专业的解决方案，为您的企业发展保驾护航，开启财务数字化的新篇章。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便利和价值。
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