在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的发展与变革日新月异。然而，企业在档案管理方面却面临着诸多困境。2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待弥补。在纸电混合时代，高达90%的企业遭遇了一系列难题。纸质档案管理成本居高不下，不仅包括纸张、印刷等显性成本，还有存储、搬运等隐性成本。档案数据如同深埋在地下的宝藏，难以进行有效的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员花费大量时间在枯燥的档案整理工作上，业务人员也深陷繁琐的报销流程中，效率低下。
与此同时，企业在推行数字化的进程中，归档和储存环节仍然未能摆脱纸质文件的束缚，数据存储依赖线下载体。要保证企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化，就必须确保档案的原生性。值得庆幸的是，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，这无疑是企业数字化建设的必然选择。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业带来了全新的档案管理解决方案，也为企业费用管控提供了有力支持。
合思档案全景概览：全方位满足企业档案管理需求
合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，它就像一位智慧的管家，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这些方案如同量身定制的服装，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。有了合思档案，企业内外交困的档案管理问题迎刃而解。它能够为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能保证100%的管理合规性，有效助力企业费用管控。
核心功能探秘：专业技术铸就档案管理新高度
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多源采集：数据集成的智慧之匙
合思档案的多源采集功能，是基于跨系统数据集成要求而设计的。它提供自动生成式Open API，实现快速集成，就像搭建了一座数据的高速公路。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，为企业数据的采集提供了便捷的通道。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，充分体现了其灵活性。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据无遗漏，为企业费用管控提供准确的数据基础。 -
智能制档：数据整合的魔法之手
智能制档功能是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，就像一位技艺精湛的工匠，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，这使得财务人员查询更便捷、分析更直接，有助于企业在费用管控方面做出更精准的决策。 -
双模式检测：数据安全的坚固防线
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，是合思档案保障数据安全的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理和费用管控提供了可靠的保障。 -
档案管理：精细管控的智慧策略
合思档案的档案管理功能具有精准管控的特点。权限管理方面，它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。在档案目录管理上，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，有助于企业对费用管控相关的档案进行精细管理。
优势对比：合思档案完胜传统档案管理
传统档案管理存在诸多弊端。它有着高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这无疑增加了企业的费用支出。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，降低了工作效率，间接增加了企业费用。同时，它还面临高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，可能会给企业带来潜在的费用损失。
而合思档案则具有显著优势。它能实现自动归档，减少人工介入，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，降低了企业的成本支出。其大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，而传统的数据管理方式已不再满足海量电子数据的存储与应用，合思档案在企业费用管控方面展现出了强大的优势。
应用案例展示：合思档案的实战成效
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某企业：业财一体 降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，大大提高了工作效率，有效管控了企业费用。 -
某集团型企业：标准化落地 低碳环保
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，在企业费用管控方面取得了良好的效果。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，进而有效管控企业费用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，未来将为更多企业提供优质的服务，推动企业数字化转型迈向新的高度，为企业费用管控提供更有力的支持。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理和费用管控的新篇章。
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