合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力数智化转型

在企业的运营管理中，档案管理是一项至关重要却又颇具挑战的工作。尤其是在 2025 年数电票全覆盖的大趋势下，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。

在纸电混合时代，企业的不同角色都被档案管理问题所困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下，数据难以分析利用的困境，这使得他们在决策时缺乏有力的数据支持；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气来，效率低下成为工作常态；业务人员更是深受报销流程繁琐之苦，耗费了大量的时间和精力。

企业在推进数字化的进程中，虽然借助 OA、资金等系统解决了部分线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存难题依旧没有得到有效解决，严重影响了企业全面数字化的进程。同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高昂，并且需要大量的存储空间来存放档案；高隐形成本体现为手工装册归档的工作量巨大，数据的利用效率极低；而高合规风险则表现在电子会计凭证管理手段的缺乏，以及纸质档案容易损坏，这些都给企业的合规性风险控制带来了极大的挑战。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。在这样的背景下，合思档案应运而生，它对于企业财务数智化建设具有重要的意义。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于 2014 年，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，实力雄厚。

合思档案致力于实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，满足了企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。它就像是企业档案管理的“智能管家”，为企业解决了内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业能够节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，同时确保 100%的管理合规性，有效降低了企业的合规性风险控制成本。

核心功能：开启智能档案管理新时代

• 智能采集：多元数据轻松汇聚
  合思档案在智能采集方面表现出色，支持多源采集和手动采集两种方式。通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，让数据采集更加灵活高效。同时，它还支持手动采集，可对单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。这种多元的采集方式，确保了企业各类档案数据都能被精准采集，为后续的管理工作奠定了坚实的基础，也有利于企业进行合规性风险控制。

• 智能制档：高效精准自动组装
  在智能制档环节，合思档案运用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化，方便用户随时了解制档情况。通过字段映射让查阅更便捷，可完成多档案类型的业务字段映射。智能制档功能大大提高了档案制作的效率和准确性，降低了人为错误带来的合规性风险控制难度。

• 档案管理：精细权限灵活掌控
  合思档案在档案管理方面有着完善的功能。它具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理，确保档案数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和框架拓展，满足企业多样化的管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则。精细的档案管理功能，有助于企业对档案进行科学有序的管理，有效降低合规性风险控制的压力。

• 档案应用：多维检索便捷实用
  在档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按凭证、业务维度自定义查询，支持目录、全文、批量检索，让用户能够快速准确地找到所需档案。它实现了一站式预览和穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查和相互追溯。具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。这些丰富的档案应用功能，提升了企业对档案数据的利用价值，同时也有助于企业更好地进行合规性风险控制。

优势凸显：对比传统管理脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。传统档案管理存在高显性成本，纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间，这无疑增加了企业的运营成本。而合思档案能实现档案不打印，节约纸张和整理成本，显著降低了企业的成本，减轻了企业在合规性风险控制方面的经济压力。

传统档案管理的高隐形成本也十分突出，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用。合思档案通过自动匹配组装、智能检索等功能，提升了管理效率和数据利用价值，让企业能够更加高效地处理档案管理工作，降低了因管理效率低下带来的合规性风险控制难度。

传统档案管理还面临高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力易导致纸质档案损坏。合思档案通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保管理合规，为企业的合规性风险控制提供了有力保障。

此外，合思档案还具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，而传统档案管理难以实现多系统的数据整合和利用。这种广泛连接的优势，使得企业能够获取更全面的数据，为合规性风险控制提供更准确的依据。

案例见证：不同企业的成功之选

众多不同类型的企业应用合思档案后都取得了显著的成效。某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，数据加载仅需 30s，关联匹配仅需 15min，有效降低了企业的合规性风险控制成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，大大减轻了企业在合规性风险控制方面的负担。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，存在检索困难、纸质档案易损坏等问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有效提升了企业的合规性风险控制能力。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便的电子借阅，为企业的合规性风险控制提供了有力支持。

未来展望：引领财务数智化新潮流

合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它能帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业财务数智化进程中发挥重要作用。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，将持续为更多企业提供优质的财务数智化服务。

随着企业对财务数智化需求的不断增长，合思档案有望凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，进一步拓展市场，推动更多企业实现财务档案管理的数字化转型，为企业的可持续发展提供有力支持。如果您想体验合思档案带来的高效、合规的档案管理服务，不妨免费试用一下。