精细化费用控制：合思助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的业务经营与财务管理都面临着新的挑战和机遇。有几家颇具代表性的企业，它们在各自的领域有着独特的发展状况，却也都在财务管理方面遇到了难题。

有某知名头部数字阅读品牌，其业务经营的数字化程度已经处于较高水平，但财务管理的数字化步伐却相对滞后。某世界 500 强旗下教育服务品牌，自 2017 年建立财务共享中心后，一直在积极推进财务数字化转型。还有畅销 30 余年的国民经典零食品牌，年单据量高达 2.6 亿，业务规模极为庞大。另外一家企业，其主营业务建设覆盖面极广，日均处理 3500 + 订单，业务十分繁忙。这些企业的情况，也反映出众多企业在财务管理上的困境，而精细化费用控制则成为了解决这些问题的关键所在。

客户痛点大揭秘

• 国民零食的管理困局
  国民经典零食品牌有着覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。管理流程横跨多个系统，导致管理工作繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台的对账方案不够灵活，难以满足核算精细化管理的要求。财务人员还需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅难以释放财务价值，还增加了工作负担。精细化费用控制在这样复杂的管理体系中难以有效实施。

• 业务繁忙企业的报销难题
  业务建设覆盖面广的企业，员工出差频繁，垫资压力巨大。报销流程繁琐，报销到账期长达 2 个月。日均处理的 3500 + 订单都需要财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作中，容易出错且效率低下。这使得企业在费用控制上缺乏精准性，精细化费用控制难以落地。

• 数字阅读的业财断裂之痛
  数字阅读品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效实施，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。精细化费用控制在数据分散的情况下难以发挥作用。

• 教育服务的档案管理难题
  教育服务品牌企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用了较多的物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。在这样的情况下，精细化费用控制难以在档案管理环节得到有效体现。

合思解决方案登场

• 零食品牌的一站式无忧方案
  针对国民经典零食品牌，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，员工进行差旅申请，经过业务审批后，可通过合思商城订购或 TMC 订购。财务核算、记账有专门的对账结算中心，能够实现线上统一开票，自动拆分结算、自动记账等功能。在档案管理环节，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等，有效实现了精细化费用控制。

• 业务繁忙企业的报销新体验
  对于业务建设覆盖面广的企业，合思采用无需报销的“消费入账归档”解决方案。打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。通过这种方式，让企业在费用管理上更加精准，实现了精细化费用控制。

• 数字阅读的业财平台升级
  数字阅读品牌在合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力下，完成了业财平台建设。该方案保证了财务准确性，符合上市要求，提升了财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。在这个过程中，精细化费用控制得到了有效实施。

• 教育服务的档案电子化革新
  教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。通过自动封装接口广泛连接异构系统，0 开发成本介入，实现了档案应收尽收，为精细化费用控制提供了有力支持。

方案实施步步为营

• 零食品牌的流程优化之路
  国民经典零食品牌在员工消费环节，员工先进行差旅申请，经过业务审批后，可在合思商城订购或 TMC 订购，之后生成相应对账单。在财务核算、记账环节，通过对账结算中心进行线上或线下统一开票、结算和记账。档案管理环节，合思部分按 L4 级无需报销标准操作，TMC 环节按 L3 级无需报销录入发票等档案。整个实施过程环环相扣，逐步实现了精细化费用控制。

• 业务繁忙企业的转型三部曲
  业务建设覆盖面广的企业签约合思后，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。这三部曲让企业的报销流程更加顺畅，费用管理更加精准，精细化费用控制得以有效落地。

• 数字阅读的业财提升之旅
  数字阅读品牌在合思的协助下进行业财平台建设，优化财务流程。通过不断地调整和完善，提升了财务效率和准确性，在业财融合的道路上迈出了坚实的步伐，也实现了精细化费用控制。

• 教育服务的档案管理新征程
  教育服务品牌通过接口传输（影像支撑、外部设备扫描、人工上传等）将档案数据传入系统，然后进行自动归档（智能组单、四性检测等）以及后续的档案管理操作（借阅、移交、鉴定、销毁等）。整个过程实现了档案管理的电子化和自动化，为精细化费用控制提供了保障。

显著成果见证实力

• 零食品牌的降本增效奇迹
  国民经典零食品牌在实施合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这些成果充分体现了精细化费用控制的成效。

• 业务繁忙企业的高效变革
  业务建设覆盖面广的企业通过“无需报销”模式，提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效。员工因公消费可同屏比价，降低差旅费用，凭证以电子档案形式归档，节约时间成本，精细化费用控制效果显著。

• 数字阅读的全面转型之效
  数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，精准定位实物档案。在降本方面，减少差旅超标和预算超额情况，减少人力成本、纸张浪费和档案空间占用。在合规方面，发票 OCR 识别验真，审批流转路径清晰，保证财务档案原生性存储，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标，实现全面数字化转型。这些都是精细化费用控制带来的积极影响。

• 教育服务的管理效能飞跃
  教育服务品牌年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，精细化费用控制得到了充分体现。

客户好评彰显价值

• 零食品牌的高度认可
  国民经典零食品牌的财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130 多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高 60%。该解决方案可供其他门店企业参考，体现了精细化费用控制的通用性和有效性。

• 业务繁忙企业的合作之喜
  业务建设覆盖面广的企业最初自建系统虽实现部分线上化操作流程，但报销流程复杂，发票认证和查验问题未解决。与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，精细化费用控制的优势得到了充分体现。

• 数字阅读的未来期许
  数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，继续深化精细化费用控制。

• 教育服务的信心满满
  教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著，精细化费用控制将发挥更大的作用。

在当前经济环境下，企业对于精细化费用控制的需求愈发迫切。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。它拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。同时，合思还具备强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。现在，合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，赶紧来体验合思为您带来的精细化费用控制解决方案吧！