合思档案：企业费用管控的高效解决方案

在企业的日常运营中，财务档案管理犹如一座暗藏礁石的深海，处处潜藏着挑战与痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理就像一座沉重的大山，成本花费巨大不说，还占据大量空间。而且，档案数据缺乏有效的汇总整理，宛如散落在各处的珍珠，难以串联起来进行分析利用，这无疑给企业的决策带来了诸多困扰。

财务人员则深陷档案数据的汪洋大海之中。大量的数据整理工作就像一场没有尽头的马拉松，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据处理流程繁琐至极，耗费大量时间，让人苦不堪言。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制，使得企业费用管控面临着巨大的挑战。

那么，如何才能有效解决这些问题，实现企业费用的高效管控呢？合思档案解决方案应运而生，为企业带来了全新的希望。

合思档案：一站式满足多元场景需求

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一位全能的管家，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，让企业在海量数据中也能迅速找到所需信息。档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，为企业提供了更加灵活、高效的档案管理方式。

核心功能亮点：全方位提升档案管理效能

• 多源采集：灵活多样的档案数据收集方式
  合思档案支持多源采集，为企业提供了丰富多样的档案数据收集途径。一方面，它支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。另一方面，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，自主补录。有多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，满足企业不同的采集需求。

• 智能制档：高效精准的档案组装与检测
  智能制档是合思档案的一大核心优势。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案制档工作更加高效、精准。

字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精细管控与灵活扩展的完美结合
  在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保档案数据的安全与保密。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，满足企业多样化的档案管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，让档案管理更加规范、有序。

• 档案应用：实现电子与实物档案的高度融合
  合思档案实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式进行查询，让企业能够快速找到所需档案。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，为企业提供更加全面、深入的档案信息。

此外，合思档案还有多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，提高了档案的使用效率和管理水平。

显著收益：降本增效，助力企业发展

使用合思档案能给企业带来显著的收益，实现企业费用的有效管控。首先，它能够显著降本增效，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。再次，合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业的决策提供有力支持。最后，资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业在市场竞争中占据更有利的地位。

典型场景：彰显适用性与优势

• 数电票场景：实现全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有效提升企业的发票管理效率。

• 纸电混合管理场景：解决混合管理难题
  合思档案可解决会计档案纸电混合难管理的问题。多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄，让纸电混合管理变得更加轻松。

• 集团型企业档案管理场景：推进单套制落地
  对于集团型企业档案管理场景，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化，提高集团型企业的档案管理水平。

• 多系统数据互联场景：实现数据高效互联
  合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现多系统数据的高效互联。

客户成功案例：用数据证明实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现业财一体·管理自动化·流程精简·降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。其地点覆盖北京、上海、杭州等多地，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启企业费用管控的高效之旅。现在就可以免费试用，体验合思档案带来的全新变革！