在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务档案管理的高效性和精准性有着越来越高的要求。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在财务档案管理方面，它也曾面临诸多难题，而合思档案的出现，成功助力其解决了这些问题，实现了降本增效。
金牌橱柜：财务档案管理的困局
- 业务背景下的现状痛点
金牌橱柜在日常运营中，业务规模不断扩大，财务档案管理的重要性日益凸显。但在实际操作中，却面临着重重困境。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一将其打印出来，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列繁琐的操作，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
保管环节也存在着诸多不便。财务档案需要在财务部门临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理。这期间的交接过程复杂，容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，公司采用独立档案室管理，存放的主要是纸质档案。随着业务的发展，纸质档案的数量不断增加，占用了大量的存储空间，同时也增加了管理成本。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。财务发票报销也受到了影响，繁琐的档案管理流程使得报销的效率大打折扣。
合思方案：精准破局的利器
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统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供了一套全面的解决方案，其中统一存储是关键的一步。合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这样一来，原本分散在各个系统中的档案数据被集中起来，形成了一个完整的数据库，方便企业进行管理和利用。财务发票报销时，相关的档案数据可以快速查询和调用，大大提高了报销的效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保财务数据的真实性和准确性。在财务发票报销过程中，业务证据链的完整性可以帮助企业更好地审核报销单据，避免虚假报销的情况发生。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。企业员工可以通过简单的操作，快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效。这不仅提高了工作效率，还减少了因查找档案而浪费的时间和精力。在财务发票报销时，员工可以快速获取相关的发票信息和报销流程，提高了报销的准确性和及时性。 -
银行回单无纸化：降本增效的妙招
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思解决方案的又一亮点。这一举措不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了数据的安全性和准确性。在财务发票报销时，银行回单的无纸化管理可以使报销流程更加顺畅，减少了人工干预的环节，提高了报销的效率。
方案落地：紧密贴合实际业务
合思依据金牌橱柜的具体情况，运用自身技术和平台优势，将上述解决方案逐步落地实施。在实施过程中，合思团队深入了解金牌橱柜的业务流程和需求，确保方案与企业实际业务紧密结合。他们对企业的财务档案管理系统进行了全面的升级和改造，优化了各个环节的操作流程，提高了系统的稳定性和可靠性。通过不断的调试和优化，合思方案成功地在金牌橱柜落地生根，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。财务发票报销也在这一过程中变得更加便捷和高效。
成果效益：显著提升与降本
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时间成本大幅降低
通过合思档案的实施，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率。在财务发票报销方面，员工可以更快地完成报销流程，减少了等待时间，提高了满意度。 -
总体成本有效节省
预估节省总体成本30万 +/年，这一成果得益于合思方案的全面实施。统一存储、银行回单无纸化等措施，减少了纸质档案的使用和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人工成本。企业在财务发票报销方面也节省了大量的成本，提高了资金的使用效率。 -
档案合规性达百分百
档案合规性达到100%，这是合思方案为金牌橱柜带来的又一重要成果。通过搭建完整的业务证据链和严格的审核机制，企业确保了财务档案的真实性、准确性和完整性，符合相关法律法规的要求。在财务发票报销过程中，合规性的提高可以避免企业面临的法律风险，保障企业的健康发展。
客户评价：高度认可与有力支持
金牌橱柜通过合思档案的实施，切实感受到了财务档案管理效率的提升和成本的降低。企业高度认可合思的解决方案，认为其为企业的数字化转型提供了有力支持。合思档案系统的稳定性和可靠性，以及专业的服务团队，都给金牌橱柜留下了深刻的印象。在财务发票报销方面，合思方案的实施使得报销流程更加规范和便捷，提高了企业的财务管理水平。
携手合思：开启财务数智化新征程
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数智化转型已成为必然趋势。合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了一站式的财务档案管理解决方案。无论是财务发票报销，还是整个财务档案管理流程，合思都能帮助企业实现高效、精准、合规的管理。
如果您的企业也想在财务档案管理方面实现突破，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思档案系统，亲身感受其带来的便捷和价值，开启财务数智化转型的新征程。
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