在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的登场。这一系列举措宛如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一位智慧的领航员，助力企业在财务数智化的海洋中破浪前行，优化报销合规流程。
市场形势：电子凭证转型催生财务新需求
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必由之路。它就像一把神奇的钥匙，不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业的财务管理水平。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正开启企业数字化的大门，优化报销合规流程。
痛点分析：传统财务档案管理困境重重
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面存在着归档难的问题。财务人员在归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，就像在茫茫大海中寻找珍珠一样艰难。而且，档案遗失的情况也难以避免，这给企业的财务管理带来了极大的风险。
此外，纸质档案查找慢的问题也十分突出。受限于时间和空间的限制，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，就像被锁在一个古老的仓库里，难以发挥其应有的价值。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不符合报销合规流程的要求。
高新兴科技集团同样面临着类似的问题。其档案管理成本高，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本。借阅流程及实物借出繁琐，就像一道道繁琐的关卡，阻碍了档案的高效利用。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，严重影响了报销合规流程。而且，档案利用效率低，查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，不能实现跨系统调阅，极大地制约了企业的财务管理效率。
解决方案整体策略概述：合思档案开启财务新征程
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它就像一个强大的智能管家，全面实现了全流程的合规化、自动化、数字化，为优化报销合规流程提供了有力保障。
合思档案通过开放式接口互联自主采集档案，就像拥有了无数双敏锐的眼睛，能够及时准确地收集各种档案信息。智能关联自动组装制档，大大提高了档案管理的效率，就像一个高效的机器人，快速而准确地完成各项任务。精准权限管控灵活扩展管理档案，确保了档案信息的安全和保密，就像一个忠诚的卫士，守护着企业的核心数据。多维检索一站式预览利用档案，让企业能够快速方便地获取所需的档案信息，就像在一个巨大的图书馆里，轻松找到自己需要的书籍。
核心模块：合思档案功能强大守护财务
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理。其智能采集功能，通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速准确地采集各种档案信息，为报销合规流程提供了丰富的数据支持。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，就像一个智能的过滤器，对采集到的档案信息进行筛选和整理，确保档案的准确性和完整性。基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了全面的档案管理解决方案，保障了报销合规流程的顺利进行。档案服务模块包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能，能够为企业的财务管理提供有力的决策支持，进一步优化报销合规流程。
在业务层，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。在应用层，包括辅助审计、证据方案库等，为企业的财务管理提供了全方位的支持，确保了报销合规流程的严格执行。
竞争优势：合思档案优势显著降本增效
与传统方式相比，合思档案具有诸多显著的优势。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，就像给他们配备了一个得力的助手。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力的支持，有效优化了报销合规流程。
合思档案能够帮助企业实现降本增效。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后年总节约成本达 338,910 元。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益，为企业的发展注入了强大的动力，保障了报销合规流程的高效运行。
成功案例：合思档案助力多行业实现飞跃
合思档案在不同行业都取得了显著的成功应用案例。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了四证。搭建业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，让企业的财务管理更加高效。银行回单无纸化，实现了全面无纸化管理，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%，极大地优化了报销合规流程。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。这些成功案例充分证明了合思档案在优化报销合规流程、推动企业财务数智化方面的强大实力。
服务体系：合思全方位服务保障客户
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这就像一张庞大而紧密的服务网络，能够为客户提供及时、高效、优质的服务，确保报销合规流程的顺利进行。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这充分证明了合思在财务数智化领域的领先地位和强大实力，也为更多企业优化报销合规流程提供了可靠的选择。
合思档案在推动企业财务数智化方面发挥着至关重要的作用。它不仅能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，还能让企业的财务管理更加高效、便捷、安全。《电子会计档案实践案例集》为企业提供了很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
展望未来，合思档案将持续为企业的财务数智化发展提供有力支持。它将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，优化企业的报销合规流程，不妨现在就免费试用合思档案，开启企业财务数智化的新篇章。
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