在当今数字化浪潮中，电子凭证的变革正深刻影响着企业的财务管理模式。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革进入了高速发展阶段，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题也将逐步得到解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
费用报销合规管理是企业财务管理中的重要环节，在电子凭证数字化转型的大背景下，其重要性愈发凸显。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的费用报销合规管理提供了极具价值的参考和借鉴。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在企业的发展过程中，传统的会计档案管理模式却成为了制约其财务数智化进程的瓶颈，在费用报销合规管理方面也面临诸多挑战。
在档案整理环节，会计档案散落于各个系统，导致档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这种传统的方式不仅效率低下，而且容易出现错误，严重影响了费用报销合规管理的准确性和及时性。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个部门之间的交接，增加了管理的复杂性和风险，也不利于费用报销合规管理的有效监督。
在存储环节，企业采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅占用了大量的空间，而且在查询和调阅时也极为不便，无法满足企业对费用报销合规管理快速响应的需求。
合思档案：量身定制解决方案
面对金牌橱柜在会计档案管理和费用报销合规管理方面的诸多问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储 打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的会计档案数据得到了有效的整合和集中管理，为费用报销合规管理提供了坚实的数据基础。所有相关的费用报销数据都可以在一个平台上进行查询和管理，大大提高了工作效率和准确性。 -
完整业务证据链 实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在费用报销合规管理方面，这意味着每一笔费用报销都有完整的业务证据支持，从业务发生的源头到财务报销的整个过程都可以进行追溯和审查。财务人员可以通过业务证据链快速了解费用的产生背景和合理性，有效避免了虚假报销和违规操作，确保了费用报销的合规性。 -
数据共享 一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。在费用报销合规管理过程中，相关人员可以通过简单的操作快速查询到所需的费用报销信息，无需在多个系统和文件中进行繁琐的查找。这种便捷高效的查阅方式不仅提高了工作效率，还为企业的决策提供了及时准确的数据支持。 -
银行回单无纸化 降本增效
海量的银行回单管理一直是企业费用报销合规管理中的难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这一举措不仅节省了大量的人力和物力成本，还减少了纸质回单丢失和损坏的风险，提高了费用报销的处理速度和准确性，助力企业实现降本增效的目标。
显著成效：见证合思档案价值
在使用合思档案之后，金牌橱柜在费用报销合规管理和会计档案管理方面取得了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作被自动化的系统所取代，财务人员可以将更多的时间和精力投入到费用报销合规管理的审核和分析工作中，大大提高了工作效率。
在档案查询方面，耗时减少了80%。员工可以快速查询到所需的费用报销档案信息，无需等待漫长的时间，提高了员工的满意度。同时，这也为企业的审计和监管工作提供了便利，确保了费用报销合规管理的有效执行。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本30万以上。通过银行回单无纸化管理、减少人工操作等方式，企业降低了运营成本，提高了经济效益。这部分节省下来的成本可以投入到企业的核心业务发展中，增强企业的竞争力。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思档案的全面解决方案确保了企业的会计档案管理和费用报销合规管理符合相关法律法规和企业内部制度的要求，有效避免了合规风险。
合思档案：引领企业财务数智化未来
合思档案为企业的费用报销合规管理带来了诸多价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，提高了工作效率。同时，档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
《电子会计档案实践案例集》的发布，进一步推动了我国电子凭证数字化转型，有助于打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，费用报销合规管理是企业不可忽视的重要环节。合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，为企业提供了全面、高效的解决方案。如果您也想提升企业的费用报销合规管理水平，开启电子凭证数字化新时代，不妨免费试用合思档案，让合思助力您的企业实现财务数智化转型，让有限更有效！
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