合思档案：引领企业档案管理数字化变革的费用管理解决方案

在企业的日常运营中，档案管理常常是一块让人头疼的“硬骨头”。企业高管们看着巨额的纸质档案管理成本和占据大量空间的档案室，眉头紧锁。这些纸质档案不仅数据没有汇总整理，难以进行有效的分析利用，还让企业面临着高显性成本的压力，比如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，对档案室和档案柜等存储空间的需求也越来越大。

财务人员更是在繁琐的档案整理工作中苦不堪言。面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。而业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，复杂的流程耗费了大量的时间和精力。

面对这些企业档案管理的痛点，合思档案提供了一套全面的费用管理解决方案，为企业带来了新的曙光。

全景覆盖：合思档案的整体战略布局

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这一费用管理解决方案广泛连接业财系统，就像一张细密的大网，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策走向数智化。在当前经济环境下，它还能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能魔方：合思档案的核心亮点揭秘

• 多源采集：数据获取的智慧引擎
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能就像一个智能的“数据收集器”，无论数据来源如何复杂，都能将其精准采集。

• 智能制档：档案关联的智能魔术
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大特色。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这就像是给档案管理施了一个智能魔法，让档案关联变得轻松又高效。

• 档案管理：权限与目录的精细掌控
  合思档案在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这就好比为档案管理打造了一个精细的“管理魔方”，让企业能够根据自身需求灵活掌控。

• 档案应用：多维检索与穿透联查的便捷体验
  多维检索功能满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。这就像是为企业提供了一个便捷的“档案查询地图”，让企业能够快速准确地找到所需档案。

价值金矿：合思档案带来的显著收益

合思档案这一费用管理解决方案为企业带来了显著的降本增效效果。它让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

它还让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，检索效率提升了90%。

通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，确保了100%的管理合规性。

应用版图：合思档案的典型场景展示

• 数字化兜底：企业全面数字化的收尾系统
  在企业推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。合思档案作为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能够有效解决这些问题。

• 数电票领航：数电票管理的一体化方案
  数电票时代，企业面临数电票管理要求的特殊性，如须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。合思档案自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。

• 纸电融合：纸电混合阶段的精细化管理
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。

• 审计无忧：外部审计的在线化解决方案
  企业在进行外部审计时，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功见证：合思档案的客户案例风采

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质、管理方式落后等，档案管理痛点突出，会计档案散落各系统，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好的管理成效，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理现状。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案取得了显著成效，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前企业数字化建设的浪潮中，电子会计档案已是必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，合思档案这一费用管理解决方案都能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多企业的成功选择证明了其可靠性和有效性。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想解决企业档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，体验它带来的优质服务。