在当今数字化浪潮席卷的时代，众多企业都在积极寻求数字化转型，以提升运营效率和竞争力。某世界 500 强旗下的教育服务品牌也不例外，该品牌在业务和财务方面面临着诸多挑战，亟需一套行之有效的数字化转型解决方案来应对这些难题，特别是在消费记录归档方面。接下来，让我们深入了解该品牌的转型历程。
业务迷局：消费记录归档困境凸显
该教育服务品牌虽然在行业内颇具影响力，但在业务和财务系统管理上却存在着诸多短板。企业拥有多个业务和财务系统，这些系统相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法实现互通。这就导致在消费记录归档时，结构化数据的提取变得异常困难。
在发票处理方面，电子发票的打印、查重和验伪工作耗时费力，不仅浪费了大量的纸张资源，还增加了办公成本。而实物存档更是问题重重，大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要安排专人进行管理，这无疑增加了人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求较高，这一过程费时费力。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，使得档案资产的利用率极低。消费记录归档工作在这样的环境下，举步维艰。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理
面对该客户在消费记录归档等方面的诸多难题，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及金蝶 EAS 等多种系统，同时也包含实物档案。合思拥有 40 种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多样化的选择，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等，方便企业根据自身实际情况进行灵活选择。该方案还具备强大的自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等多个方面。
其会计类档案管理范围广泛，不仅包括企业内部的凭证、订单、会计账薄等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这样全面的管理方案，合思为企业的消费记录归档提供了一站式的解决方案。
方案践行：数字化转型稳步推进
合思方案的实施过程有条不紊。首先，通过合思系统广泛连接异构系统，实现了档案数据的自动采集和传输。这一过程使得消费记录能够及时、准确地进入系统，为后续的处理奠定了基础。
接着，对采集到的档案数据进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。这一步骤就像是给消费记录加上了一道安全锁，保证了数据的质量。
利用强大的规则引擎自定义搭建，合思实现了亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝衔接。这意味着企业在需要查阅消费记录时，能够快速、准确地获取所需信息，大大提高了工作效率。
同时，合思建立了完善的权限监控机制，保障了档案数据的安全和合规。在消费记录归档过程中，严格的权限管理确保了敏感信息的安全性，让企业无后顾之忧。
成果闪耀：效率提升与成本节约双丰收
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这使得员工在需要查阅消费记录时，无需再像以往那样在大量的实物档案中苦苦寻找，节省了大量的时间和精力。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。消费记录归档工作变得更加高效、便捷，为企业的发展提供了有力支持。
客户盛赞：合思方案获高度认可
企业财务相关负责人对合思的解决方案表示十分满意。他们认为，通过电子会计档案系统和规则引擎，合思有效管理了大量的数据，特别是在消费记录归档方面，提升了财务管理效率，降低了成本。
合思的方案不仅解决了企业当前面临的实际问题，还为企业的未来发展提供了有力的保障。在数字化转型的道路上，合思成为了该企业值得信赖的合作伙伴。
在当前的经济环境下，企业的数字化转型已成为必然趋势。合思作为专业的财务收支管理平台，具有强大的功能和良好的口碑。能够为企业提供定制化的解决方案，帮助企业实现财务数字化转型，特别是在消费记录归档方面，为企业提供高效、安全、便捷的服务。
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