在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力众多企业挖掘更多净利润。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更高效益。
在众多受益企业中，武汉猫人云商科技有限公司的故事尤为引人注目。在合思的帮助下，猫人实现了财务数字化的重大突破。接下来，让我们一同走进猫人的财务数字化转型之旅，探寻电子文档存储在其中发挥的重要作用。
猫人困境：传统财务模式的重重枷锁
武汉猫人云商科技有限公司成立于1998年，经过20年的裂变式发展，已然成为一家专注于研发、生产及销售时尚服饰的现代化大型品牌运营集团。“猫人”作为中国性感内衣的领导品牌，凭借强大的品牌实力和广泛的品牌美誉度，品牌价值逾50亿元。
疫情期间，猫人内部精细化管理需求大幅提升。尽管总部生产经营活动暂停，但其他城市的服务网点仍在正常运转。为了加强异地办公协同效率，猫人开始将原本线下处理的业务、审批流程等迁移至线上，信息系统也逐步得到完善。
然而，疫情解封后，猫人业务进入高速增长期，对财务管理提出了更高要求。在引入数字化费用报销系统之前，猫人一直采用传统手工报销方式。这种方式存在诸多弊端，报销周期超过2个月，同时缺乏高效的合同管理与精准的预算管理。
手工填制报销单据局限性极大。员工垫资多且报销周期长，费用类型繁多，但手工提单模板单一，导致后期处理工作量巨大。发票查重、验真，单据复核、支付、记账等工作都需要大量人力，员工分散使得制度难以落地，财务人员陷入大量低效沟通中，无法发挥更高阶的价值。而电子文档存储的缺失，更是让报销流程中的各类单据管理混乱，查找困难，进一步影响了财务工作的效率。
合思妙方：定制化解决方案破解难题
面对猫人面临的财务痛点，合思凭借其专业的团队和丰富的经验，为猫人量身定制了一套全面的解决方案。其中，电子文档存储的优化成为解决问题的关键环节。
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合同与费控无缝对接
合思将合同系统和费控系统进行对接，解决了数据流转问题。合同付款有了明确依据，审批也可追溯到合同。同时，付款自动按照合同归集，达到了合同付款自动控制的管理目的。在这个过程中，合同相关的电子文档实现了统一存储和管理，方便财务人员随时查阅和核对，大大提高了合同管理的效率和准确性。 -
智能支付与凭证生成
单据通过业务审批与财务审核后，出纳在单据内选择CBS支付，可将支付基础信息推送至网银系统。这一操作不仅提高了出纳支付效率，降低了支付错误风险和重复支付风险，而且支付完成后，自动生成凭证至ERP系统，提高了财务做账效率。电子文档存储在此发挥了重要作用，支付信息和凭证等相关文档都能及时、准确地存储在系统中，便于后续的查询和审计。 -
费用类型细化与模板定制
根据猫人的行业特点与组织架构，合思细化了费用类型，如店铺日常费用、日常费用、零售事业部都扣费用等。同时，多维度拆解和按季/月度的经营情况，动态调整项目预算金额。为了匹配个性化管理要求，合思还预置了多套单据模板，如零售连锁请款、宿舍押金退款申请、租金合同审批、装修合同审批等。这些单据模板以电子文档的形式存储在系统中，员工可以根据实际需求快速选择和填写，大大提高了报销效率。
转型成效：数据见证电子文档存储价值
合思解决方案的实施，为猫人带来了显著的成效，电子文档存储在其中的价值也得到了充分体现。
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财务核算与报销效率大幅提升
财务核算效率提升了85%，报销效率得到了质的飞跃。报销周期从原来的60天缩短至6天，月均处理单据量翻番，达到3000 + 张。员工报销周期大幅缩减至1周以内，缩短至原先的十分之一。这不仅让员工的资金压力得到缓解，也释放了1个出纳人工去从事管理会计工作。电子文档存储使得报销单据的管理更加规范和便捷，减少了查找和整理单据的时间，从而提高了整体的财务处理效率。 -
预算与系统管理更优
预算控制变得更加及时、灵活，系统建设更加高效、便捷，智能稽核更加精细、多元。通过电子文档存储，预算相关的文档和数据可以实时更新和共享，财务人员能够及时掌握预算执行情况，进行动态调整。同时，系统中的各类电子文档也为智能稽核提供了丰富的数据支持，提高了稽核的准确性和效率。 -
数据精准与发票管理优化
连接财务ERP系统后，费用类型一一对应到会计科目，报销数据相比此前手工入账数据更加精准，大大降低了返工修改的比率。通过扫描方式直接导入发票，自动验真、查重，避免了虚假发票与重复报销。纸质发票影像轻松嵌入电子报销单，并随审批流自动流转，审批流进展可以在手机上轻松查看，方便员工跟进自己的报销状态。电子文档存储确保了发票和报销数据的安全、准确存储，为财务管理提供了有力保障。
合思展望：携手企业共赴数字化未来
合思的解决方案帮助猫人成功实现了财务数字化转型，有效解决了其面临的财务痛点，提高了财务管理效率和水平，为企业的发展提供了有力支持。电子文档存储作为解决方案的重要组成部分，在提升财务工作效率、保障数据安全等方面发挥了关键作用。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务。随着技术的不断进步，合思将进一步优化电子文档存储功能，为企业提供更加安全、高效、便捷的财务管理体验。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，让我们携手共创美好未来，借助电子文档存储的力量，提升企业财务管理效率，实现更高质量的发展。
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