在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型中有着独特的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，在2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，让动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战，出差审批流程规范也成为了其中亟待解决的重要问题。
转型痛点：财务数字化荆棘路
- 自研系统困局
动力源自2011年开启系统自研之旅，虽然实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸。员工在提交申请单时，需要在各个系统间来回切换，繁琐异常。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，严重影响了工作效率，出差审批流程规范也难以有效落实。 - 数据割裂之殇
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，出差审批流程规范在这种数据环境下也难以发挥作用。 - 业务复杂之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销管理的难度。这种复杂的业务情况使得出差审批流程规范的执行面临巨大挑战。 - 组织架构之乱
公司组织架构的迅速扩展，导致管理程度不一致。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这也给出差审批流程规范带来了很大的困扰。
合思方案：精准破局的智慧之钥
- 系统集成破孤岛
合思为动力源提供了强大的系统集成方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为出差审批流程规范提供了坚实的系统基础。 - 无需报销新体验
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，简化了报销流程，使得出差审批流程规范更加顺畅。 - 系统连接促流转
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有力地保障了出差审批流程规范的执行。
实施步骤：稳扎稳打的转型之路
- 系统对接先行
首先进行系统集成的对接工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。通过精心的配置和调试，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上有效整合和利用，为后续的数字化转型奠定坚实的基础，也为出差审批流程规范提供了准确的数据支持。 - 推广模式跟进
积极推广无需报销模式，引导员工在因公消费时使用合思商城进行预订和消费。通过培训、宣传等方式，让员工逐渐适应并享受到数字化带来的便利。在这个过程中，不断优化服务，提高员工的接受度，使出差审批流程规范在实际操作中得到更好的贯彻。 - 持续优化提升
持续优化系统连接和数据流转，通过Open API和自定义流程引擎技术，不断完善第三方系统的对接。确保业务数据能够跨系统高效同步应用，及时解决出现的问题，不断提升系统的稳定性和性能，进一步强化出差审批流程规范的执行效果。
转型成果：显著效益的精彩呈现
- 效率飞升之喜
动力源实施解决方案后，效率提升显著。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了企业的运营效率，也为企业节省了大量的成本，出差审批流程规范的执行也更加高效。 - 员工体验之优
员工体验得到了极大改善。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了数字化带来的便利，也提高了员工对出差审批流程规范的认可度。 - 财务合规之强
财务工作更加合规和高效。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，进一步保障了出差审批流程规范的有效实施。 - 决策精准之智
管理决策更加精准。实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，出差审批流程规范在决策层面也发挥了重要作用。
客户反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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