在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务领域的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型带来的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思还精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
解码合思档案解决方案
合思档案的解决方案犹如一幅精密的画卷，展现了其强大的功能和卓越的性能。它的功能蓝图围绕着便捷调阅不打印、混序归集免组装的核心理念，实现了电子会计档案全生命周期的管理，涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集环节，合思档案拥有开放的外部生态和内部系统接口。外部生态借助OCR识别、RPA技术等先进手段，能够快速准确地识别和采集各类电子凭证；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，实现与企业现有系统的无缝对接，确保数据的高效传输和共享。预归档服务集成了多种服务，如集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行预处理和分类，为后续的制档和管理工作打下坚实的基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全、完整和可追溯。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力的支持。
合思档案的成长历程也是一部不断创新和发展的奋斗史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了合思在电子会计档案领域的探索之旅。2020年，合思全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为第一批吃螃蟹的人。2021年，以政策为导向，合思聚焦财务档案，助力9个省份的试点企业顺利通过电子发票报销、入账、归档试点验收。2022年，合思推出全新的“单套制”解决方案，为企业提供了更加高效、便捷的电子会计档案管理模式。2023年，“易会档”升级为「合思档案」，进一步深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，为企业的电子凭证数字化转型提供了全方位的支持。
合思档案在财务档案全生命周期管理方面具有诸多特点。在档案采集环节，它具备开放式接口互联和自主采集的特点，能够大文件自动切割、数电票自动化解析，确保数据的准确采集和高效处理。在档案制档环节，它能够智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，保证档案的质量和规范性。
洞察合思档案核心优势
合思档案的核心功能和优势犹如璀璨的星辰，在财务数字化的天空中闪耀着独特的光芒。
自动化归档是合思档案的一大亮点。它能够告别重复性的人工操作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，实现透明流转，便于企业进行监控和分析。通过自动化归档，企业可以将财务人员从繁琐的档案整理工作中解放出来，让他们有更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。
成本节约是合思档案的另一大优势。在耗材成本方面，企业可以通过减少纸张的使用来节约成本。计算公式为节约纸张数量乘以单张打印成本（单张打印成本含纸张、打印机、打印耗材等，一般为0.5元/张）。在存储成本方面，档案柜成本可以通过页数除以档案盒容量（一般为400张/盒）再乘以档案盒单价（一般为0.45元/盒）来计算；档案室成本则为档案柜占地面积乘以面积单位租金（或固定资产折旧）。在人力成本方面，档案整理耗时工作日乘以档案整理人员日薪再乘以档案整理人员数量，就是企业在档案整理方面的人力成本。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本为(200000 + 400000)×0.5 = 300,000元；年节约存储成本为(200000 + 400000)÷400×0.45 = 675元；年节约档案室成本为30平×1.3元/天×365 = 14,235元；年节约人力成本为200×5×2×12 = 24,000元；年总节约成本为338,910元。通过使用合思档案，企业可以显著降低运营成本，提高经济效益。
合思档案在档案管理方面还具有精准权限管控和档案目录灵活扩展的特点。它采用水印管理，档号符合国标要求，确保档案的安全性和规范性。
见证合思档案应用成效
合思档案在不同行业的企业中都得到了广泛的应用，并取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司在员工费用归档方面面临着诸多业务痛点，如归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其提供了打破壁垒、数据同源的解决方案，实现了一键联查。通过自动组装，审计变得更加便捷。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，提高了实物管理的效率。方案实施后，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师在员工费用归档方面也遇到了成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本高达53323元/年，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。合思档案为其提供了无纸化管理的解决方案，上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。通过去人工化，减少了人力成本50%，提高了效率。通过深度分析档案数据，满足了内审需求。方案实施后，COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理方面存在整理环节档案数据难利用、保管和存储环节不便、管理利用以纸质档案为主效率低等问题。合思档案为其提供了统一存储、整合四证的解决方案，实现了业务证据链完整，业财一体双向穿透。通过数据共享，实现了一站式查阅，银行回单也实现了无纸化。方案实施后，金牌橱柜家居科技股份有限公司的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
高新兴科技集团在档案管理方面面临着成本高、存在隐患、利用效率低等问题。合思档案为其提供了低开发成本、对接各类异构系统的解决方案，实现了自动制档，释放了财务人员的精力。通过档案全场景数字化利用，提高了档案的利用效率。方案实施后，高新兴科技集团的归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。选择合思档案，是企业实现财务数智化转型、降本增效、合规经营和低碳运营的明智之举。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您也想体验合思档案带来的卓越价值，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com 。您还可以扫描二维码，了解合思档案的更多信息和成功案例。宣传语：未来财务用合思 让有限更有效。现在就免费试用合思档案，开启您的财务数智化转型之旅吧！
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
