在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的数字化应用。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，电子凭证全流程无纸化也成为了财务数智化的必行之路。
在这场财务数智化的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一管理档案的工具，犹如一把精准的钥匙，为企业打开了财务档案管理的全新局面。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
好想你：传统档案管理困境催生转型需求
好想你健康食品股份有限公司，自 1992 年成立以来，凭借着对健康食品的执着追求和卓越品质，在 2011 年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星，品牌价值高达 154.21 亿元。公司拥有 1000 + 员工和 400 + 全国门店数，业务规模不断扩大。然而，随着企业的发展，传统的档案管理方式逐渐成为了制约企业进一步发展的瓶颈，凸显出诸多业务痛点。
首先是归档难题。在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要人工反复核对，繁琐的流程不仅消耗了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦重要档案丢失，后续的财务审计和查询工作将陷入困境，给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找过程犹如大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找所需文件，耗费大量时间，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业运营节奏日益加快的今天，这种低效的查找方式严重影响了工作效率，阻碍了企业的决策速度。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要投入大量资金用于租赁仓库和购置档案存储设备。同时，档案的整理、保管和维护也需要耗费大量的人力，增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。随着国家对企业财务档案管理要求的不断提高，纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的管理需求。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，存在一定的合规风险。
在这样的背景下，好想你迫切需要一款高效、智能的管理档案的工具，来解决传统档案管理方式带来的诸多问题，实现企业档案管理的数字化转型。
合思方案：精准破局档案管理难题
合思深入了解好想你在档案管理方面的痛点后，为其量身定制了一套全面的解决方案，充分发挥了合思档案这一管理档案的工具的强大功能。
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打破数据壁垒 实现高效联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。在以往，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，耗时费力。而现在，借助合思档案，他们可以快速获取所需信息，节省了大量的时间和精力。这种高效的联查功能，使得财务工作更加顺畅，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能，为内外审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以快速准确地获取所需信息，大大提升了审计效率。以往的审计工作需要耗费大量时间对纸质档案进行整理和核对，而现在，合思档案的自动组装功能使得审计工作更加高效、准确。同时，电子档案的存储方式也更加安全可靠，避免了纸质档案丢失和损坏的风险，为企业的合规经营提供了保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。在传统的档案管理方式下，查找实物档案需要耗费大量时间和人力，而且容易出现错误。而合思档案的这一功能，使得实物档案的管理更加高效、精准。通过虚拟档案库房的建立，企业可以对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。同时，二维码技术的应用也使得档案的借阅和归还更加便捷，提高了档案的使用效率。
显著成果：合思方案助力好想你降本增效
好想你在使用合思档案这一管理档案的工具后，取得了显著的成果，充分验证了合思解决方案的有效性。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得企业减少了 90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间进行档案的整理、核对和查找工作，工作效率得到了极大提升。总部接收档案的管理耗时也减少了 80%，借阅管理的耗时减少了 67%。这些数据的背后，是企业人力资源的优化和工作流程的高效化。
在成本节约方面，预计合思档案每年可为好想你减少综合成本 20 万元。这主要得益于档案管理效率的提高和存储空间的节约。通过电子档案的存储方式，企业不再需要租赁大量的仓库来存放纸质档案，降低了租赁成本和设备购置成本。同时，减少了人工耗时也意味着企业可以节省大量的人力成本。
合思价值：引领企业档案管理新未来
合思的电子会计档案管理平台作为一款卓越的管理档案的工具，能有效解决企业财务档案管理中的诸多问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。通过数字化的管理方式，企业可以提高档案管理的效率和准确性，降低运营成本，提升企业的竞争力。
合思作为专精特新企业，在财务数智化领域拥有深厚的技术积累和丰富的实践经验。成立以来，合思已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，充分证明了合思的实力和口碑。
展望未来，随着数字化技术的不断发展和企业对财务档案管理要求的不断提高，合思将继续发挥其技术优势和创新能力，不断优化电子会计档案管理平台，为企业提供更加优质、高效的服务。我们相信，合思档案将成为更多企业档案管理的首选工具，引领企业档案管理进入一个全新的时代。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思电子会计档案管理平台。现在，您可以拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的价值，让有限的资源发挥更有效的作用，开启企业档案管理的智慧之旅。
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