合思档案管理软件：引领电子凭证数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的大趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案管理软件。基于其在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

市场形势：电子凭证转型新机遇

我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的关键一步。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。合思档案管理软件能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

痛点分析：传统档案管理困境

在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。
以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。
云海肴多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，档案存储成本高。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案管理软件破局之道

合思档案管理软件具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
智能采集方面，它涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。
合思档案管理软件能够实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。同时，档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。

核心模块：精细管理全面覆盖

• 智能采集模块
  合思档案管理软件的智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现对各类档案数据的自动采集。这一模块大大提高了档案数据采集的效率和准确性，减少了人工干预。
• 预归档服务模块
  预归档服务模块包含集成服务、规则引擎、元数据服务等。它确保了档案数据的有序性和可追溯性，为后续的档案管理工作打下了坚实的基础。
• 基础管理模块
  基础管理模块涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现了对档案的全生命周期管理。企业可以根据自身需求对档案进行灵活管理，确保档案的安全和有效利用。
• 档案服务模块
  档案服务模块为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等全方位的档案服务。通过对档案数据的深入分析，企业可以更好地了解自身的财务状况，为决策提供有力支持。

竞争优势：合思档案管理软件脱颖而出

与其他同类档案管理软件相比，合思档案管理软件具有显著的优势。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，功能更加全面。通过自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效，有效降低了企业的人力成本。
合思档案管理软件通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，合规性更强。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和资金支持，能够为企业提供更加稳定和可靠的服务。

成功案例：实践见证卓越成效

• 好想你：效率提升成本降低
  好想你通过合思档案管理软件打破壁垒，实现数据同源。财务人员可以便捷利用档案数据，一键联查，工作效率有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案实施后，减少了90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
• COMMUNE幻师：降本增效深度分析
  COMMUNE幻师上线合思电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了人力成本50%，提高了工作效率。对档案数据的深度分析，满足了内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
• 云海肴：无纸化管理便捷业务
  云海肴通过合思档案管理软件落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。全面无纸化管理降低了运营成本，年节省超30万元。员工反馈报销再也不需要打印任何单据，告别复杂，报销不再费神，无纸化为业务发展带来了极大的便捷。
• 金牌橱柜：数据整合降本合规
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案管理软件统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。

服务体系：全方位保障客户需求

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。
在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和升级提供强大的技术支持。合思能够不断优化档案管理软件的功能，以满足客户日益增长的需求。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供更加及时和高效的服务。无论客户身处何地，都能得到合思专业团队的支持。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，提高了服务质量。合思与合作伙伴紧密合作，共同为客户提供优质的档案管理解决方案。

合思档案管理软件能够帮助企业实现电子凭证全流程无纸化，优化管理流程，降低运行成本，实现数字化和绿色化协同转型。它具有功能强大、成本低、合规性强等优势，能够为企业提供全方位的财务数智化服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的价值。合思档案管理软件将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

如果您也想体验合思档案管理软件带来的高效与便捷，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。