合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势给企业财务档案管理带来了全新挑战，企业的信息化建设亟待加强。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思，作为一家自2014年创立以来，始终专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借超15亿元人民币的累计融资，展现出强大的发展动力。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供全方位财务数智化服务。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，有力推动着企业财务数字化转型。

数电票时代档案管理新形势

数电票的快速扩张，在收票和开票方面都产生了深远影响。在收票环节，电子发票的接收需要合法合规。自2016年1月1日起，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号又肯定了电子凭证的法律效力。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这使得企业传统的财务档案管理方式难以适应数电票管理要求的特殊性。不过，国家也出台了一系列政策支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，企业不仅可以以电子形式保存电子会计凭证形成电子会计档案，还需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。

企业财务档案管理痛点剖析

在企业财务档案管理中，不同角色面临着各自的难题。企业高管面临着诸多困扰，纸质档案管理成本高昂，不仅在储存上需要大量占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则被繁琐的档案整理工作所束缚。档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。

业务人员在日常工作中也有诸多不便。出差、招待后的报销流程中，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间，降低了工作效率。

从企业整体层面来看，还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

合思档案整体解决方案策略

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它为不同角色提供了针对性的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。

对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，将更多精力投入到更有价值的财务分析等工作中。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，方便审计工作的开展。

合思档案提供的领先单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业解决内外交困的档案管理问题。例如，能为企业节约70%的纸张成本，75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。同时，合思档案助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

合思档案核心模块揭秘

• 档案扩展解决方案
  合思档案的档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理，保障安全档案存储。

• 证据链完整性解决方案
  该方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保安全档案存储。

• 共享调阅解决方案
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为安全档案存储提供便利。

• 数电票解决方案
  为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障安全档案存储。

合思档案竞争优势凸显

合思档案具有多方面的竞争优势。它拥有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为安全档案存储提供全面的数据支持。

具备100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，提高了档案管理的效率和准确性，保障安全档案存储。

作为符合国家政策要求的档案系统，合思档案严格进行电子会计档案合规性管理，确保企业的档案管理工作符合国家政策要求，为安全档案存储提供合规保障。

此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，不仅能够满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化，保障安全档案存储。

合思档案成功案例展示

• 海亮教育
  海亮教育此前老板提出实现财务办公室无打印机的无纸化目标。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，而作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，实现了安全档案存储和高效管理。

• 某企业
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，保障了安全档案存储。

• 重型装备制造商
  世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，实现了安全档案存储和成本控制。

• K12民办教育集团
  中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了安全档案存储。

合思档案服务体系保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。它提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户咨询和使用服务。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，致力于让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。它为不同角色提供不同的服务内容，如为CEO/高管助力企业决策数智化，为归档员/财务提高工作效率，为外部审计实现档案外审在线化等，全方位保障安全档案存储。

合思档案在解决企业财务档案管理问题上发挥着至关重要的作用。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，为企业的数字化转型提供了有力支持。它持续迭代，不断提升自身能力，以更好地满足企业不断变化的需求，在未来的企业财务数字化管理领域将发挥更大的作用。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，未来将有更多企业通过合思档案实现财务档案管理的升级和优化。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。