合思解决方案：破解企业成本控制差旅难题

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，其中成本控制差旅是企业关注的重点之一。不同规模和行业的企业，在差旅管理和成本控制方面都有着各自的痛点。接下来，让我们通过几个具体的企业案例，深入了解他们面临的困境以及合思提供的有效解决方案。

经典零食品牌：30 余年国民品牌的差旅管理困境

有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，年单据量高达 2.6 亿，在市场上具有广泛的影响力。该品牌的销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。

在差旅管理方面，差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。

订单大户企业：日均 3500 + 订单背后的报销难题

还有一家日均处理 3500 + 订单的企业，其主营业务建设覆盖面极广，业务规模庞大。由于出差频繁，员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达 2 个月。

日均处理的大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作中，不仅容易出错，而且效率低下。企业内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研系统，虽然将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。

数字阅读巨头：海量单据下的财务管理困局

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量 500 + 张，业务数据处理量较大。该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。

每个财务月处理大量单据时，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

教育服务先锋：世界 500 强旗下的档案管理挑战

世界 500 强旗下的教育服务品牌，企业业务、财务系统众多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。

实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思方案：精准破局成本控制差旅难题

针对上述企业的痛点，合思提供了一系列针对性的解决方案。
– 零食品牌专属方案
为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或 TMC 订购。在财务核算、记账方面，通过对账结算中心实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账或线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。
– 订单企业革新方案
为日均处理 3500 + 订单的企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。
– 阅读品牌升级方案
为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，审计通过，符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。
– 教育品牌档案方案
为世界 500 强旗下教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，通过自动封装接口数 40 种 + 广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收，接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，实现自动归档，包括智能组单、四性检测等功能，会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种类型档案。

方案落地：合思方案的实施步骤

• 零食品牌成效
  国民经典零食品牌在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。
• 订单企业变革
  日均处理 3500 + 订单的企业签约合思后，实现员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约 50%。
• 阅读品牌转型
  知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。
• 教育品牌突破
  世界 500 强旗下教育服务品牌通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。

显著成果：合思方案带来的效益提升

• 零食品牌收益
  国民经典零食品牌年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本，实现智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
• 订单企业红利
  日均处理 3500 + 订单的企业真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本，助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。
• 阅读品牌进步
  知名头部数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率；降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本；合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求；先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。
• 教育品牌飞跃
  世界 500 强旗下教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。

客户评价：合思方案获认可

• 零食品牌点赞
  国民经典零食品牌财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130 多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高 60%，其解决方案可供其他门店企业参考。
• 订单企业好评
  日均处理 3500 + 订单的企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。
• 阅读品牌肯定
  知名头部数字阅读品牌业务经营数字化程度较高，但财务管理数字化程度相对滞后，引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档“全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。
• 教育品牌称赞
  世界 500 强旗下教育服务品牌自 2017 年建立财务共享中心起，不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后，企业财务自动化率达 91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到 2024 年自动化率将超 97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。

如果您的企业也面临着成本控制差旅的难题，不妨来免费试用合思的解决方案，体验其为企业带来的高效与便捷。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等 20 多项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。同时，合思提供灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。此外，合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。